Tartu Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri Art. 10Algdokumentide ja rahaliste ülekannete kontrollimine

(1) Raamatupidamise algdokument on majandustehingu toimumist kinnitav kirjalik tõend, mille sisu ja vorm peavad vajaduse korral võimaldama kompetentsele ja sõltumatule osapoolele tõendada majandustehingu toimumise asjaolusid ja tõepärasust.

(2) Kui seaduses või selle alusel antud määruses ei ole sätestatud teisiti, peab algdokument sisaldama majandustehingu kohta vähemalt järgmisi andmeid: toimumise aeg, tehingu majanduslik sisu, tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa).

(3) Algdokumentideks võivad olla:

1) kassadokumendid (kassa sissetuleku/väljamineku orderid);

2) pangakonto väljavõtted;

3) saatelehed;

4) palgadokumendid (koondpalgalehed, palgalehed, tööaja arvestuse tabelid);

5) sularaha kviitungid, tšekid;

6) arved (ostuarved, müügiarved);

7) vallavalitsuse korraldused;

8) vallavanema käskkirjad;

9) hallatava asutuse juhi käskkirjad;

10) aktid (vara arvelevõtmine, mahakandmine, ümberhindlus, inventuurid);

11) inventuurilehed;

12) lepingud;

13) avansi- ja lähetusaruanded;

14) raamatupidamisõiendid reguleerimiskannete tegemiseks.

(4) Kui teatud liiki raamatupidamise algdokumentide menetlemiseks on kasutusele võetud vastav infosüsteem, tuleb seda liiki algdokumendid kontrollida ja aktsepteerida selles infosüsteemis (nt elektroonilises raamatupidamise algdokumentide menetlussüsteemis tarnijate arveid, e-arvekeskuses).

(5) Reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamises koostatud raamatupidamisõiend, millel asendab tehingu osapoolte nimesid ja asu- või elukoha aadresse algdokumendi koostaja nimi.

(6) Kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning allkirjastatud kulusid tegema volitatud (kohustatud) isiku poolt.

(7) Vallavalitsuses on kulusid tegema volitatud isikuks vallavanem või tema korraldusel mõni teine vastava tegevusala tegevust korraldav või volitatud ametiisik.

(8) Hallatavates asutustes on kulusid volitatud tegema asutuse juht või tema poolt kirjalikult volitatud isik, kes vastutab et:

1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele;

3) tehing on seaduspärane ja vajalik;

4) tehing on kooskõlas kinnitatud eelarvega;

5) tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsetele tehingu tingimustele;

6) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist;

7) dokument jõuaks raamatupidamisse õigeaegselt ja sellele oleks märgitud selgitused, milleks kulu tehti, kui see ei kajastu dokumendi sisus;

8) Euroopa Liidu struktuurifondide toetuste kasutamist kajastavad kuludokumendid peab kontrollima ja allkirjastama ka projektijuht.

(9) Raamatupidamisega tegelevad töötajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamisarvestuse infosüsteemi:

1) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja muude eelarveklassifikaatori koodide õigsuse;

2) tekkepõhise perioodi;

3) kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud;

4) tehingu vastaspoole andmed;

5) maksetähtpäeva ja tehingu summad, jälgides käibemaksuseaduse vastavaid sätteid.

(10) Rahalisi ülekandeid teostavad raamatupidajad, vastavalt internetipangas antud volitustele. Sularaha väljamineku orderi kinnitab lisaks kassa eest vastutavale raamatupidajale ka finantsjuht.

(11) Maksete ülekandmise tingimused peavad andma võimaluse tasuda üldjuhul 14 päeva jooksul pärast kauba, teenuse või muu hüve saamist, kuna ülekandjal peab jääma aega alusdokumentide nõuetekohaseks kontrollimiseks ning rahavoogude planeerimiseks.