Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused Art. 16Dokumendihalduse korraldamine

(1) Dokumentide haldamisele ja neile juurdepääsu korraldamisele kehtivad §-s 13 sätestatud nõuded, arvestades käesoleva paragrahvi erisusi.

(2) Dokumentide jagamisele, vahetamisele ja isiku ametliku e-posti aadressi kaudu saatmisele kehtivad §-des 14 ja 15 sätestatud nõuded, arvestades käesoleva paragrahvi erisusi.

(3) Asutus loob, kooskõlastab ja menetleb dokumente elektrooniliselt. Kui dokument on vaja väljastada paberil, võib asutus väljastada koopia elektroonilisest dokumendist.

(4) Asutuse loodud dokumendil on kohustuslikud elemendid ja nendele lisaks ka dokumendiliigile omased elemendid. Kohustuslikud elemendid on:

1) dokumendi andja;

2) kuupäev;

3) sisu;

4) allkirjastaja või sisu kinnitaja või märge asutuse automaatse kinnituse kohta.

(5) Asutuse loodud dokumendi elementide koosseis lähtub vastava dokumendiliigi andmekirjeldusest, kui see on RIHAs registreeritud. Sellist liiki dokumendi ja selle veebivormide koostamisel võetakse aluseks andmekirjeldus.

(6) Asutuse loodud dokumendi tekst peab olema üheselt arusaadav ja võimalikult lühike ning vastama eesti kirjakeele normile.

(7) Dokument võib olla allkirjata, kui allkirja nõue ei tulene õigusaktist ning dokumendi autentsus, usaldusväärsus ja terviklus on tagatud.

(8) Asutus digiteerib saadud paberdokumendi, välja arvatud juhul, kui:

1) dokument ei ole digiteeritult kasutatav;

2) dokumenti ei ole otstarbekas digiteerida mahu tõttu või erandlikul põhjusel.

(9) Asutus võib digiteeritud paberdokumendi tagastada selle esitajale või saatjale või hävitada, kui teabe ülekandmine elektroonilisele teabekandjale toimus arhiivieeskirjas sätestatud korras ja originaali säilitamise nõue ei tulene õigusaktist.

(10) Asutus talletab rohkem kui 10-aastase säilitustähtajaga ja võimaluse korral ka teised elektroonilised dokumendid arhiivivormingus. Vajaduse korral hoiab asutus lisaks alal muus vormingus versiooni.

(11) Dokument hoitakse alal koos dokumenti, selle seoseid ja haldamise ajalugu kirjeldavate metaandmetega. Dokumendi metaandmed peavad olema kooskõlas RIHAs registreeritud dokumendihalduse metaandmeloendi ja dokumendiliigi andmekirjeldusega.

(12) Dokumendile juurdepääsupiirangu kehtestamisel arvestab asutus RIHAs registreeritud juurdepääsupiirangu aluste klassifikaatorit.

(13) Asutus avalikustab juurdepääsupiiranguta elektroonilise tekstidokumendi ja paberdokumendi digiteeritud koopia dokumendiregistri kaudu PDF-vormingus või muus rakendustarkvarast sõltumatus vormingus inimloetaval kujul.

(14) Riigiasutus võib anda rohkem kui 10-aastase säilitustähtajaga elektroonilised dokumendid, mis arhiiviväärtust ei oma, säilitamiseks Rahvusarhiivi. Rahvusarhiiv tagab üle andnud asutuse juurdepääsu dokumentidele. Dokumentide üleandmise ja säilitamisega seotud kulud katab dokumente üle andev asutus kulunormide alusel, mille kehtestab arhiivinduse valdkonna eest vastutav minister.