Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused Art. 14Teabe jagamine ja vahetamine

(1) Asutus selgitab välja eri kasutajarühmade vajadused teabe, selle esitamise viisi ja mahu kohta ning arvestab kasutajate vajadusi protsesside ja teenuste arendamisel.

(2) Asutused teevad koostööd, et teavet jagada ja teenuste osutamiseks kasutada.

(3) Arhiiviseaduse § 2 lõigetes 1 ja 2 nimetatud teabe, mis on jäädvustatud paberile, faili või e-posti sõnumisse (käesoleva määruse tähenduses edaspidi dokument ), vahetamine asendatakse võimaluse korral dokumentides sisalduvate andmete vahetamisega või teabele juurdepääsu võimaldamisega.

(4) Dokumente vahetavad asutused omavahel elektrooniliselt, välja arvatud juhul, kui edastada tuleb:

1) dokument, mis ei ole saaja jaoks elektroonilises vormis kasutatav dokumendi vormingu või esituse kvaliteedi tõttu;

2) saadud või enne määruse jõustumist loodud paberdokument või -toimik, mida ei ole otstarbekas digiteerida mahu tõttu või erandlikul põhjusel.

(5) Dokumente vahetavad põhiseaduslikud institutsioonid, valitsusasutused ja kohaliku omavalitsuse üksuse ametiasutused ning võimaluse korral teised asutused omavahel elektrooniliselt infosüsteemide andmevahetuskihil (edaspidi X-tee ) asuva asutustevahelise dokumendivahetussüsteemi (edaspidi DVK ) kaudu. Koos dokumendiga edastatakse dokumenti kirjeldavad metaandmed, mis vastavad RIHAs registreeritud dokumendivahetuse metaandmete loendile.

(6) DVK haldamist korraldab ning DVK häireteta töö tagab Riigi Infosüsteemi Amet. DVK asendamisel alternatiivse X-tee dokumendivahetuslahendusega töötab lahenduse välja ja korraldab selle juurutamise Riigi Infosüsteemi Amet. Dokumendivahetuse järjepidevuse tagamiseks vajalikud ressursid näeb ette Justiits- ja Digiministeerium.