Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused Art. 12Teabe korrastamine

(1) Asutusel on ülevaade oma põhiülesannete täitmisel tekkiva teabe, selle allikate ja hoiukohtade kohta. Ülevaade koostatakse protsesside analüüsi käigus ning viisil, mis võimaldab seda lihtsasti ajakohastada.

(2) Kui ühe või mitme põhiülesande kohta puudub lõikes 1 nimetatud ülevaade või kui see on aegunud, koostab asutus ülevaate lõigetes 3 ja 4 sätestatud viisil.

(3) Põhiülesande täitmisel tekkivast teabest ülevaate saamiseks määrab asutus kindlaks:

1) millist teavet on põhiülesande täitmisega seotud teenuste osutamiseks vaja, lähtudes õigusaktiga sätestatud tingimustest;

2) millist lisateavet põhiülesande täitmisel ja teenuste osutamisel luuakse või saadakse;

3) millised on teabe allikad;

4) millistes vormingutes ja hoiukohtades teavet hoitakse;

5) millised on teabe säilitustähtajad ja juurdepääsutingimused;

6) kes on teabe kasutajad.

(4) Asutus analüüsib teabe kasutamist ja vajalikkust, tuvastab sama teabe dubleerimise eri vormingutes ja hoiukohtades, määrab puuduvad säilitustähtajad ja juurdepääsutingimused, määratleb arhiiviseaduse § 2 lõikes 1 nimetatud teabe ja liigitab selle arhiiviseaduse § 13 alusel kehtestatud määruses (edaspidi arhiivieeskiri ) sätestatud liigitusskeemis.

(5) Asutus lõpetab mittevajaliku teabe kogumise ning vähendab vajaliku teabe dubleerimist. Teabe dubleerimise vähendamisel eelistab asutus andmetena hoitavat teavet paberil, failides või e-posti sõnumites hoitavale teabele. Andmetena hoitava teabe taasesitamine säilitustähtaja jooksul tagatakse infotehnoloogiliste vahenditega.

(6) Muule teabele lisaks korraldab asutus ametnike ja töötajate töö käigus saadud teadmiste ja kogemuste talletamise, jagamise ja kasutamise. Asutus määrab reeglid, kuidas teabeüritusel, koolitusel ja välislähetuses saadud olulisi teadmisi ning töökoosolekuid dokumenteerida ja teavet jagada.