Viljandi Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri Art. 13Majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine

(1) Ametiasutus on kohustatud (raamatupidamise seaduse § 6) kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites nende toimumise ajal või, kui see ei ole võimalik, siis vahetult pärast toimumist. Raamatupidamis-registrid peavad võimaldama teha väljavõtteid kirjendatud majandustehingutest kronoloogilises järjekorras ja kontode kaupa. Raamatupidamisregistreid säilitatakse kirjalikku taasesitamist võimaldaval infokandjal.

(2) Raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument.

(3) Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid:

1) majandustehingu kuupäev;

2) raamatupidamiskirjendi järjekorranumber;

3) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ning summad;

4) majandustehingu lühikirjeldus;

5) algdokumendi (koonddokumendi) nimetus ja number.

(4) Raamatupidamise alg- ja koonddokumentidel olevat informatsiooni ning raamatu-pidamiskirjendeid ei ole lubatud kustutada ega teha neis õiendita parandusi. Ebakorrektne raamatupidamiskirjend parandatakse paranduskirjenditega, mis peab sisaldama viidet parandatava raamatupidamiskirjendi järjekorranumbrile ja/või algdokumendi numbrile. Kui parandus ei põhine algdokumendil, tuleb koostada parandust selgitav raamatupidamisõiend.

(5) Paranduse tegija märgib raamatupidamisõiendile kuupäeva, millal parandus tehti, oma allkirja, tehingu majandusliku sisu ja paranduse sisu. Varasemat algdokumenti ja lausendit tuleb täiustada viitega hilisemale raamatupidamisõiendile ja -kirjendile.

(6) Raamatupidamiskirjend sisestatakse PMen-i, kus peetakse arvestust ametiasutuse ja asutuste lõikes erinevate tegevusaladena. Kasutusel on PMeni-i järgmised moodulid:

1) Bilanss (pearaamat);

2) Võlad (nõuded ja kohustused);

3) Raha (pank ja kassa);

4) Palk;

5) Arved (nõuete ja kohustuste osaline ettevalmistamine);

6) Ladu (väheväärtusliku kuluinventari, materjalide jne arvestus);

7) Varad (põhivara arvestus);

8) Eelarve.

(7) PMen-i tehakse järgmised väljatrükid:

1) pearaamatu koond;

2) panga kanded;

3) kassa kanded;

4) hankijate register;

5) ostjate register;

6) palgalehed;

7) tasuliikide koond;

8) isikukontokaartid;

9) memoriaalorderid;

10) eelarve täitmise aruanded.