Viljandi Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri Art. 12Algdokumentidele esitatavad nõuded ja kinnitamine

(1) Algdokument on majandustehingu toimumist kinnitav kirjalik tõend, millel peavad olema järgmised rekvisiidid (raamatupidamise seaduse § 7:

1) dokumendi nimetus ja number;

2) koostamise kuupäev;

3) tehingu majanduslik sisu;

4) tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa);

5) tehingu osapoolte nimed ja tehingupartneri koodid;

6) tehingu osapoolte asu- või elukoha aadressid;

7) majandustehingut kirjendavat raamatupidamiskohustuslast esindava isiku allkiri (allkirjad), mis kinnitab (kinnitavad) majandustehingu toimumist;

8) vastava raamatupidamiskirjendi järjekorranumber;

9) tasutud arvetel peab olema märge tasumise kuupäeva ja maksedokumendi numbri kohta.

(2) Algdokumentideks on:

1) kassadokumendid (kassa sissetuleku/väljamineku orderid);

2) sularaha kviitungid ja makseandmikud;

3) pangakonto väljavõtted;

4) saatelehed;

5) töötasude arvestamise dokumendid (tööajaarvestuse tabelid, käskkirjad, lepingud jm);

6) müügiarved;

7) ostuarved;

8) vallavolikogu otsused;

9) vallavalitsuse korraldused;

10) vallavanema käskkirjad;

11) aktid (vara arvele võtmine ja maha kandmine jne);

12) lepingud;

13) lähetuskulude aruanded;

14) majanduskulude aruanded;

15) sotsiaaltoetuste väljamaksulehed;

16) raamatupidamisõiendid reguleerimiskannete tegemiseks.

(3) Kõik algdokumendid peavad olema kontrollitud ning allkirjastatud (kinnitatud) kulusid tegema volitatud isiku poolt.

(4) Ametiasutuses on kulusid tegema ja kinnitama volitatud isikuks vallavanem või tema poolt kirjalikult määratud vastava tegevusala tegevust korraldav ametnik ja Viljandi Vallavolikogu poolt volitatud isik.

(5) Asutuses on kulusid tegema ja kinnitama volitatud isikuks asutuse juht või tema poolt kirjalikult määratud isik.

(6) Algdokumendi kinnitanud isik vastutab selle eest, et:

1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad tegelikkusele ja eelnevalt sõlmitud kokkulepetele;

3) tehing on seaduslik ja vajalik;

4) tehing on kooskõlas eelarvega;

5) tehingu tingimused vastavad parimale analoogse tehingu tingimustele;

6) kokkuleppe sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist;

7) dokumendile oleksid märgitud kulu täpsustavad selgitused juhul kui kulu täpsem sisu ei kajastu dokumendis;

8) dokument jõuaks õigeaegselt finantsosakonda.

(7) Finantsosakonna teenistujad tagavad algdokumentide kontrollimisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise PMen-i:

1) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja eelarve-klassifikaatori koodide õigsuse;

2) tekkepõhise perioodi;

3) kas antud kauba ja teenuse eest ei ole juba varem tasutud;

4) kas algdokument vastab käesoleva paragrahvi lõikes 1 sätestatud nõuetele ja kinnitati selleks volitatud isiku(te) poolt.