Tallinna linna raamatupidamise sise-eeskiri Art. 19Raamatupidamisregistrid ja raamatupidamise algdokumentide süstematiseerimine ning säilitamine

(1) Raamatupidamisregistrite ja majandustehingute kirjendite ning nende aluseks olevate algdokumentide süstematiseerimisel ning säilitamisel lähtutakse RPS-i §-dest 9 ja 12.

(1¹) Saadud toetustega seotud kulu- ja maksedokumentide säilitamisel lähtutakse sellekohases seaduses või muus toetuse andmise aluseks olevas dokumendis sätestatud nõuetest. Elektroonilises algdokumentide menetlemissüsteemis säilitatakse projektikoodiga tähistatud raamatupidamise algdokumente 20 aastat.

(2) Algdokumendid säilitatakse elektroonselt. Dokumendi säilitustähtaja jooksul peab olema tagatud:

1) säilitatava info autentsus;

2) algdokumendi kirjaliku taasesitamise võimalus;

3) dokumendi õigsuse eest vastutavate isikute ja aktsepteerijate tuvastamise võimalus.

(3) FIS-is ja elektroonilises raamatupidamise algdokumentide menetlussüsteemis olevate elektroonsete raamatupidamise algdokumentide säilitamise eest vastutab linna finantsteenistus. Muudes allsüsteemides olevate algdokumentide elektroonse säilitamise eest vastutab LRK juht.

(4) (5) Raamatupidamisregistreid (pea- ja päevaraamat) säilitatakse elektroonselt FIS-is.

(6) Raamatupidamiskanded süstematiseeritakse järgmistesse, LRK üksusepõhistesse seeriatesse (vajadusel luuakse eriliigiliste tehingute jaoks täiendavad kandeseeriad):

1) hankijatega seotud tehingute kanded;

2) ostjatega seotud tehingute kanded;

3) pangaväljavõtete kanded;

4) kassadokumentide kanded;

5) varadega seotud kanded (v.a ost, mida käsitatakse tehinguna hankijatega ning varade kuluks amortiseerimine, millele on loodud eraldi kandeseeria), parenduste ja erinevate ümberpaigutuste, sh bilansist väljakandmise kanded;

6) varade kuluks amortiseerimise kanded;

7) kanded bilansivälistele kontodele;

8) palgaarvestuse kanded;

9) tehnilised sidumiskanded;

10) ettemaksete (pro forma) toimingutest tulenevad kanded;

11) muud kanded, sh reguleerivad- ja paranduskanded.

(7) Ühte tehingurühma kuuluvate majandustehingute kirjendamiseks kasutatakse eri dokumenditüüpe. Majandustehingutele omistatakse kandenumbreid lähtuvalt dokumenditüübist. Dokumenditüüpide ja kandeseeriate registrid on ühtsed kõikidele LRK üksustele.

(8) (9) Raamatupidamise algdokumentide ja majandustehingute aluseks olevate lepingute, aktide, tellimuskirjade ja teiste majandustehingu sisu õigeks mõistmiseks vajalike dokumentide kättesaadavus tagatakse kõigile selleks õigustatud isikutele, kõrvaliste isikute ligipääs välistatakse.

(10) Majandustehingute kirjendamisel kaudseks aluseks olnud dokumente (nt lepingud vms), säilitatakse vastavalt neid valdkondi käsitlevate õigusaktide nõuetele, kuid mitte vähem kui seitse aastat (RPS § 12 lg 2).

(11)