Tallinna linna raamatupidamise sise-eeskiri Art. 16Majandustehingu kirjendamine

(1) Majandustehingute kirjendajad on üldjuhul raamatupidaja ülesandeid täitvad töötajad, kelle vastavad kohustused tulenevad ametijuhendist. Majandustehingu kirjendajad vastutavad selle eest, et majandustehing kirjendataks Eesti finantsaruandluse standardi ja eeskirja nõuete järgi.

(2) Raamatupidamiskirjendi võivad koostada või selle koostamisel osaleda ka LRK üksuse töötajad (nt müügiarvete koostamine FIS-i allsüsteemis). Taolisel juhul täpsustatakse LRK üksuse ja raamatupidamiskeskuse töötajate tööjaotus finantsarvestuse toimemudelis.

(3) Majandustehingute kirjendajad tagavad algdokumendi järgmiste andmete kontrollimise:

1) algdokument vastab RPS § 7 ja käibemaksuseaduse §-s 37 sätestatud nõuetele;

2) kas sama hankija sama numbriga arve on juba varem kirjendatud (vältimaks topelttasumist);

3)

(4) Majandustehingute kirjendajad tagavad järgmiste andmete õige sisestamise FIS-i:

1) raamatupidamiskonto, tehingupartneri kood, tegevusala kood, allika kood ja rahavoo kood;

2) linna eelarve tunnused ja muud majandusinformatsiooni liigendamise tunnused (sh maksukood) vastavalt algdokumendil märgitule;

3) hankija või kliendi andmed (isiku- või registrikood, arvelduskonto jms);

4) majandustehingu summad;

5) maksetähtpäev;

6) tekkepõhine periood.

(5) Kuludokumendi järgi määratletava majandustehingu sisu ja kuludokumendil aktsepteerija määratud linna eelarve tunnuse vahelise vastuolu korral informeerib majandustehingu kirjendaja sellest kuludokumendi aktsepteerijat. Kui kuludokumendi aktsepteerija ja majandustehingu kirjendaja jäävad eriarvamusele, teeb otsuse korrigeerimise vajaduse kohta LRK pearaamatupidaja. Vajadusel korrigeerib kuludokumendil määratud linna eelarve tunnust aktsepteerija või kokkuleppel (sh suusõnalisel) aktsepteerijaga majandustehingu kirjendaja. Viimasel juhul teeb kirjendaja algdokumendile märke „parandus kokkuleppel“ ja lisab märke tegemise kuupäeva ning allkirja.

(6) Raamatupidamiskirjend peab sisaldama majandustehingu lühikirjeldust ning algdokumendi (koonddokumendi) nimetust ja numbrit.

(7) Majandustehing kirjendatakse raamatupidamises tehingu tegeliku toimumise kuupäevaga. Kui tehingu kuupäeva ei ole võimalik täpselt määrata, kirjendatakse tehing selle toimumise kalendrikuus vabalt valitud kuupäevaga.

(8) (9) Keelatud on kirjendada majandustehinguid valesse aruandekuusse või kasutada ostuarvete sisestamisel ettemaksukontosid, et vältida FIS-is seatud eelarvepiiranguid. Takistustest majandustehingute kirjendamisel tuleb informeerida linna finantsteenistuse linnakassa osakonda.