Võru linna ametiasutuse ja tema hallatavate asutuste ühtne a Art. 17Viit

(1) Dokumendid registreeritakse „Võru linna ametiasutuse ja tema hallatavate asutuste dokumentide loetelus“ (edaspidi dokumentide loetelu ) sätestatud dokumendiliikide kaupa omaette numeratsiooniga.

(2) Registreeritavate dokumentide numeratsioon algab iga asjaajamisperioodi algul numbrist üks.

(3) Kindla tegevusperioodi või ülesandega moodustatud töörühmade, komisjonide või teiste kindla ülesandega üksuste protokollid või muud dokumendid võib nummerdada läbivalt kogu tegevusperioodi jooksul.

(4) Dokumendi sarja tähisele peab lisama hallatavale asutusele kehtestatud unikaalse kahe-neljatähelise lühendi ning sellele võib lisada muu liigitunnuse.

(5) Tähistena kasutatakse araabia numbreid ja ladina tähti, mida võib üksteisest eraldada sidekriipsu, punkti või kaldkriipsuga.

(6) Saabunud või väljasaadetavale dokumendile antakse registreerimisel viit, mis koosneb asutuse unikaalsest lühendist, sarja tähisest dokumentide loetelu järgi, järjekorranumbrist dokumendiregistri järgi ja vajadusel liigitunnusest.

(7) Algatus- ja vastuskiri registreeritakse ühe asjaajamisperioodi piires üldjuhul ühe järjekorranumbri all.

(8) Sama teemat korduvalt käsitlevate dokumentide registreerimisel võib kasutada sama viita ja lisada sellele dokumenti individualiseeriva numbri.

(9) Dokumentide registreerimise skeem ja tähistuste (viidete) süsteem määratakse kindlaks asutuse asjaajamisjuhises ja dokumentide loetelus.