CSA Art. 2:7

§ 1er. Sans préjudice du paragraphe 2 ..., il est tenu, pour chaque personne morale, un dossier au greffe du tribunal de l'entreprise du siège de la personne morale.

Le dossier visé à l'alinéa 1er tend à permettre aux tiers avec lesquels toute personne morale traite de vérifier que celle-ci est légalement constituée, qu'elle a le droit d'exercer ses activités, que ses organes de représentation ont le pouvoir de l'engager, et, dans une société, si les associés ou actionnaires ont une responsabilité illimitée ou non. Il doit aussi permettre à tout intéressé de mettre en cause la responsabilité des membres des organes chargés de l'administration, de la surveillance ou du contrôle des personnes morales.

La personne morale est inscrite au registre des personnes morales, répertoire de la Banque-Carrefour des Entreprises.

§ 2. Les documents visés aux articles 2:8, 2:9, 2:10 et 2:11, qui sont déposés par voie électronique, sont conservés, ensemble avec des métadonnées, dans un système de base de données électronique qui fait partie du dossier de la personne morale et qui est géré par la Fédération Royale du Notariat belge. Sur la base d'un protocole avec FEDNOT, le Service public fédéral Justice cofinancera les coûts de gestion du système de base de données électronique susmentionné.

Les métadonnées visées à l'alinéa 1er ayant trait à des données à caractère personnel, nécessaires pour atteindre les finalités visées au paragraphe 1er, alinéa 2, sont:

1° les données relatives à la langue du document;

2° les données d'identification nécessaires des parties énumérées dans l'acte constitutif, en ce compris, s'ils en disposent, leur numéro national ou numéro d'identification dans le registre bis attribué en application de l'article 4, § 2, de la loi du 15 janvier 1990 relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-Carrefour de la sécurité sociale;

3° les données d'identification nécessaires des personnes mentionnées dans le document déposé, en ce compris, s'ils en disposent, leur numéro national ou numéro d'identification dans le registre bis attribué en application de l'article 4, § 2, de la loi du 15 janvier 1990 relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-Carrefour de la sécurité sociale:

a) habilitées à administrer et à représenter la personne morale et, le cas échéant, des membres du conseil de surveillance, ou du liquidateur;

b) déléguées à la gestion journalière.

Le Roi détermine les données exactes visées à l'alinéa 2 qui sont enregistrées dans le système de base de données électronique, ainsi que les métadonnées visées à l'alinéa 1er sans lien avec des données à caractère personnel.

Pour les actes notariés reçus en Belgique et les documents qui doivent être déposés en même temps qu'un acte authentique, le dossier électronique est rattaché à leur conservation dans la Banque des actes notariés.

§ 3. Le Roi détermine les modalités de constitution du dossier et la forme sous laquelle les actes, extraits et décisions doivent être déposés, ainsi que le montant de la redevance imputée à l'intéressé. Il détermine également les modalités du traitement automatisé des données du dossier, ainsi que de la mise en relation des fichiers de données. Aux conditions déterminées par le Roi, les copies font foi comme les documents originaux et peuvent leur être substituées.

Le Roi détermine les modalités d'inscription des personnes morales et d'autres données pertinentes à la Banque-Carrefour des Entreprises.

§ 4. Les données à caractère personnel sont conservées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont enregistrées et selon les modalités déterminées dans le présent code.

§ 5. Chaque fondateur, associé, actionnaire ou membre, et, sans préjudice de l'article 2:54, chaque membre d'un organe d'administration, délégué à la gestion journalière, commissaire, liquidateur ou administrateur provisoire peut élire domicile au lieu où il poursuit son activité professionnelle. Dans ce cas, seule cette adresse sera communiquée en cas de consultation du dossier.