CSA Art. 2:23

§ 1er. Pour chaque personne morale étrangère ayant une succursale en Belgique, il est tenu un dossier au tribunal de l'entreprise dans le ressort duquel la succursale est établie. Si la personne morale étrangère a plusieurs succursales en Belgique, le dossier est tenu au greffe du tribunal de l'entreprise dans le ressort duquel une des succursales est établie, ceci au choix de la personne morale étrangère. Dans ce cas, la personne morale étrangère indique dans ses actes et dans sa correspondance le lieu où son dossier est tenu.

Le dossier visé à l'alinéa 1er tend à permettre aux tiers avec lesquels toute personne morale traite de vérifier que celle-ci est légalement constituée, qu'elle a le droit d'exercer ses activités, que ses organes de représentation ont le pouvoir de l'engager, et, dans une société, si les associés ou actionnaires ont une responsabilité illimitée ou non. Il doit aussi permettre à tout intéressé de mettre en cause la responsabilité des personnes qui ont le pouvoir de représenter la personne morale.

La personne morale étrangère est inscrite au registre des personnes morales, répertoire de la Banque-Carrefour des Entreprises.

§ 1/1. Les documents visés aux articles 2:24, 2:25 et 2:26, qui sont déposés par voie électronique, sont conservés, ensemble avec des métadonnées, dans un système de base de données électronique qui fait partie du dossier visé au paragraphe 1er, alinéa 1er, et qui est géré par la Fédération Royale du Notariat belge. Sur la base d'un protocole avec FEDNOT, le Service public fédéral Justice cofinancera les coûts de gestion du système de base de données électronique susmentionné.

Les métadonnées visées à l'alinéa 1er ayant trait à des données à caractère personnel, nécessaires pour atteindre les finalités visées au paragraphe 1er, alinéa 2, sont:

1° les données relatives à la langue du document;

2° les données d'identification nécessaires des parties au document déposé, en ce compris, s'ils en disposent, leur numéro national ou numéro d'identification dans le registre bis attribué en application de l'article 4, § 2, de la loi du 15 janvier 1990 relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-Carrefour de la sécurité sociale;

3° les données d'identification nécessaires des personnes qui ont le pouvoir de représenter la personne morale à l'égard des tiers, en ce compris, s'ils en disposent, leur numéro national ou numéro d'identification dans le registre bis attribué en application de l'article 4, § 2, de la loi du 15 janvier 1990 relative à l'institution et à l'organisation d'une Banque-Carrefour de la sécurité sociale:

a) en tant qu'organe de la personne morale légalement prévu ou en tant que membres de cet organe;

b) en tant que représentants de la personne morale pour l'activité de la succursale, avec indication des pouvoirs de ces représentants.

Le Roi détermine les données exactes visées à l'alinéa 2 qui sont enregistrées dans le système de base de données électronique, ainsi que les métadonnées visées à l'alinéa 1er sans lien avec des données à caractère personnel.

Le Roi détermine les modalités selon lesquelles le système de base de données électronique visé à l'alinéa 1er, peut être consulté.

Les consultations en ligne de la base de données électronique précitée sont uniquement possibles pour:

a) les magistrats et greffiers dans l'accomplissement de leurs tâches;

b) les fonctionnaires de la Banque-Carrefour des Entreprises dans l'accomplissement de leurs tâches;

c) les notaires dans l'exercice de leurs missions;

d) la personne morale ou la succursale pour les actes et documents de son propre dossier.

§ 2. Le Roi détermine les modalités de constitution du dossier et la forme sous laquelle les actes, parties d'actes, extraits et décisions doivent être déposés, ainsi que le montant de la redevance imputée à l'intéressé. Il détermine également les modalités du traitement automatisé des données du dossier, ainsi que de la mise en relation des fichiers de données. Aux conditions déterminées par le Roi, les copies font foi comme les documents originaux et peuvent leur être substituées.

Le Roi détermine les modalités d'inscription des personnes morales étrangères et d'autres données pertinentes à la Banque-Carrefour des Entreprises.

§ 3. Les données à caractère personnel sont conservées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont enregistrées et selon les modalités déterminées dans le présent code.

§ 4. Chaque personne qui a le pouvoir de représenter la personne morale peut élire domicile au lieu où elle poursuit son activité professionnelle. Dans ce cas, seule cette adresse sera communiquée en cas de consultation du dossier.

§ 5. Le présent article s'applique également au groupement européen d'intérêt économique étranger.