Jõhvi valla raamatupidamise sise-eeskiri ст. 8Algdokumendid

(1) Sissetulekute algdokumentideks on:

1) klientidele esitatud arved;

2) kassa sissetulekuorderid või muud sularaha sissemakset tõendavad maksedokumendid;

3) reklaamimaksu deklaratsioonid;

4) muud tuludokumendid.

(2) Väljamineku algdokumentideks on:

1) hankijate arved ja aktid;

2) lepingud;

3) aruandekohustuslike isikute kuluaruanded ja lähetusaruanded;

4) hankijatele tehtavate ettemaksete aluseks olevad dokumendid;

5) põhivara valmidust kinnitavad aktid ja vaheaktid (nt põhivara etapiviisiline kasutuselevõtmine);

6) töötasu määramise dokumendid, tööajaarvestuse tabelid jms;

7) raamatupidamisõiendid;

8) sotsiaaltoetuste väljamaksulehed;

9) muud kuludokumendid.

(3) Enne majandusinformatsiooni kajastamist raamatupidamisprogrammis kontrollib vastava halduse vastutav spetsialist, majandusüksuse juht või tema poolt volitatud töötaja kuludokumentide õigsuse ning kinnitab e-arvete süsteemis oma allkirjaga, et:

1) kuludokumendis on majandustehing kajastatud õigesti (sisu, kogused, hinnad vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele, tellimiskirjadele ja/või saadud kaubale või teenusele);

2) ehituse ja rekonstrueerimisega seotud arvetele ning teenuse osutamise arvetele on lisatud selgitavad dokumendid: tööde teostamise ja/või vastuvõtmise aktid (allkirjastatud teostaja ja vastuvõtja poolt), saatelehed, sõidulehed jm selgitused;

3) kontoritarvete, toiduainete, kingituste ning esindus- ja vastuvõtukuludega seotud arvetele on lisatud aktid või selgitused kulu vajalikkuse kohta;

4) antud kauba või teenuse eest ei ole juba varem kuludokumenti esitatud (vältimaks topelttasumist).

(4) Kui kuludokument ei vasta eelnevatele punktidele, tagastab kontrollija dokumendi koostajale ja teeb ettepaneku puudused kõrvaldada.

(5) Valla finantsjuht (või vastava valdkonna eest vastutaja) määrab ametiasutuse kuludokumendi ning hallatava asutuse juht (või juhi poolt volitatud isik) määrab vastava hallatava asutuse kuludokumendi kulu eesmärgi ja majanduslikku sisu kajastavad eelarve tunnused lähtudes vallas kehtivast eelarve tunnuste klassifikatsioonist (kulud majandusliku sisu järgi lisa 2), lisab muu finantsinfo täiendavaks liigendamiseks nõutavad tunnused (projekti/subjekti/objektikoodid), ning kontrollib selgitavate dokumentide või selgituste olemasolu (vt eeskirja § 8 lg 3). Kuludokumendi aktsepteerimist kinnitab eelarve vastutav täitja või volitatud isik oma allkirjaga.