Hiiumaa valla raamatupidamise sise-eeskiri ст. 94Raamatupidamiseks ning eelarvestamiseks ja andmete edastamiseks kasutatavad rakendused

(1) Andmekogu PMen volitatud töötleja on San Revilo OÜ, kes on tarkvara omanik ja arendaja, kellega vallal on sõlmitud leping, mille alusel maksab eelarvelistest vahenditest tarkvara kasutamise eest tasu. Andmekogu majutab Hiiumaa Vallavalitsus. Andmekogu sisaldab raamatupidamiskandeid ja -registreid, arvete ja töötasude koostamiseks vajalikku teavet sh isikuandmeid ja andmeid valla vara kohta. Ligipääsu õiguseid administreerib pearaamatupidaja, ligipääs tagatakse rahandusosakonna teenistujatele ja valla sisekontrollile. Kasutajate sisselogimine toimub autentimise teel.

(2) Eelarveandmete veebikeskkonna „PMen veebirakendus" volitatud töötleja on San Revilo OÜ, kes on tarkvara omanik ja arendaja ning kes võimaldab veebikeskkonnas vaadata raamatupidamise ja eelarveandmete andmebaasi PMen andmete alusel koostatud eelarve ja selle täitmise infot või muud eelarvete eest vastutajatele tööülesannete täitmiseks vajalikku teavet. Veebikeskkond on liidestatud PMen-iga. Ligipääsu õiguseid administreerib finantsist. Ligipääs tagatakse eelarvete eest vastutajatele, nende määratud teistele isikutele. Kasutajate sisselogimine autentimise.

(3) Arvete ja kuluaruannete menetlemise tarkvara Envoice volitatud töötleja on Envoice OÜ, kes on tarkvara omanik ja arendaja ning kellega on vallal sõlmitud leping, mille alusel vald maksab eelarvelistest vahenditest tarkvara kasutamise eest tasu. Keskkond sisaldab ostuarveid ja nende lisasid, kuluaruandeid ja nende aluseks olevaid arveid, valla müügiarveid ja kasutajate isikuandmeid. Ligipääsu õiguseid administreerib pearaamatupidaja, sisselogimine toimub autentimise teel. Tarkvara on liidestatud PMeni-iga.

(4) Asutuse poolt väljastatud arvete kogumise ja maksmise veebi põhise arveldusplatvormi „Bill.me" volitatud töötleja on Bill.me LTD, kes on tarkvara omanik ja arendaja ning kellega on vallal sõlmitud tasuta koostööleping. Keskkond sisaldab valla väljastatud arveid nendele füüsilistele isikutele, kes on arved Bill.me platvormile tellinud. Teenistujate ligipääsu õiguseid administreerib raamatupidaja, arvete saajate ligipääsu õigusi volitatud töötleja ning sisselogimine toimub autentimise teel. Arveldusplatvorm on liidestatud PMeni-iga.

(5) Arvete koostamiseks vajalike andmete saamiseks kasutatava tarkvara ELIIS volitatud töötleja on Eliis Tarkvara OÜ, kes on tarkvara omanik ja arendaja ning kellega on vallal sõlmitud leping, mille alusel vald maksab eelarvelistest vahenditest tarkvara kasutamise eest tasu. Keskkond sisaldab ka arve koostamiseks vajaliku infot. Teenistujate ligipääsu õiguseid administreerib hallatava asutuse juht ning sisselogimine toimub autentimise teel. Tarkvara on liidestatud PMeni-iga.

(6) Eelarveandmete ja eelarve koostamise veebikeskkonna VeeRa volitatud töötleja on VEERA OÜ, kes on tarkvara omanik ja arendaja ning kellega on vallal sõlmitud leping, mille alusel vald maksab eelarvelistest vahenditest tarkvara kasutamise eest tasu. Keskkond sisaldab süstematiseeritud teavet eelarve ja selle täitmise kohta ning on liidestatud PMeniga. Ligipääsu õiguseid administreerivad rahandusosakonna juhataja ja finantsist ning sisselogimine toimub autentimise teel. Ligipääs tagatakse eelarvete eest vastutajatele, nende määratud teistele isikutele, valla sisekontrollile ja juhtkonnale.

(7) Pankade internetikeskkondade volitatud töötlejad on SEB Pank AS, Swedbank AS, Coop Pank AS ja LHV Group AS, kes on tarkvara omanikud ja arendajad ning kellega on vallal sõlmitud lepingud andmete kasutamiseks, mille alusel vald maksab eelarvelistest vahenditest tarkvara kasutamise ning tehingute eest tasu. Ligipääsu õiguseid administreerib vallavanem või hallatava asutuse juht, sisselogimine autentimise teel.

(8) Dokumendihaldussüsteemi „Amphora" volitatud töötleja on Amphora Infohaldus OÜ, kes on tarkvara omanik ja arendaja ning kellega on vallal sõlmitud leping, mille alusel vald maksab eelarvelistest vahenditest tarkvara kasutamise eest tasu. Ligipääsu õiguseid administreerib vallasekretär või IT spetsialist, sisselogimine toimub autentimise teel. Andmekogu sisaldab lepinguid, akte, aruandeid, nimekirju, käskkirju, haldusakte või muid dokumente. Kasutamise reeglid on sätestatud Hiiumaa valla ametiasutuste asjaajamiskorras.

(9) Vallal on õigus kasutada ka muid tarkvarasid, mis võimaldavad vallal korraldada rahvusvaheliselt tunnustatud põhimõtetest lähtuvat raamatupidamist ja finantsaruandlust ning tagada valla varade, kohustiste, tulude, kulude ja omakapitali asjakohane ja tõepäraselt esitatud arvestus ja teha kasutajatele kättesaadavaks tööülesannete täitmiseks vajalikud andmed.