Kohila valla dokumendihaldussüsteemi asutamine ja põhimäärus ст. 10Registrisse kantavad andmed

(1) Registrisse kantakse saabunud dokumendi kohta järgmised andmed:

1) saatja nimi ja kontaktandmed (postiaadress, e-posti aadress, telefon);

2) dokumendi registreerimise number, kuupäev ja vajadusel kellaaeg;

3) dokumendi liik (avaldus, taotlus, märgukiri, teabenõue, kiri vms);

4) pealkiri;

5) dokumendi lisad;

6) dokumendi saabumise viis (DVK, e-posti teel, posti teel, veebilehe kaudu, kulleriga või anti isiklikult üle);

7) saatja kuupäev ja viit;

8) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

9) dokumendi muutmis- ja lugemisõigused;

10) sarja tähis;

11) isiku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks;

12) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

(2) Registrisse kantakse koostatud dokumendi kohta järgmised andmed:

1) koostaja nimi;

2) allkirjastaja nimi ja ametinimetus;

3) adressaadi nimi ja kontaktandmed (e-posti aadress, postiaadress, telefon);

4) registreerimisnumber ja kuupäev;

5) sarja tähis;

6) dokumendi koostamise, kooskõlastamise, allkirjastamise ja edastamise kuupäev, vajadusel kellaaeg;

7) pealkiri;

8) dokumendi liik (kiri, teatis, koosoleku protokoll, e-post jne);

9) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

10) dokumendi muutmis- ja lugemisõigused;

11) dokumendi lisad;

12) edastamise viis (DVK, e-posti teel, posti teel, tähitud kirjaga jne);

13) teavitatavate nimed;

14) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

(3) Registrisse kantakse õigus- ja haldusakti ja selle eelnõu kohta järgmised andmed:

1) akti väljaandja;

2) akti liik;

3) pealkiri;

4) number, kuupäev;

5) allkirjastaja nimi, allkirjastamise aeg;

6) jõustumise kuupäev (v.a juhul kui jõustumine on seotud teatavakstegemise või avaldamisega);

7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

8) akti muutmis- ja lugemisõigused;

9) staatus (kehtiv, kehtetu);

10) seosed (andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta);

11) eelnõu number, kuupäev, koostaja nimi, kooskõlastajad, menetluse käik, ettekandja, sari, teavitatavad, staatus, juurdepääsupiirangud, muutmis- ja lugemisõigused;

12) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

(4) Registrisse kantakse toimunud istungite/koosolekute kohta järgmised andmed:

1) pidaja nimetus;

2) toimumise kellaaeg, kuupäev, koht/viis;

3) pealkiri;

4) päevakord;

5) juhataja;

6) protokollija;

7) osavõtjad;

8) puudujad;

9) kutsutud;

10) külalised;

11) protokolli registreerimisnumber, allkirjastaja(d), teavitatavad, muutmis- ja lugemisõigused;

12) protokolli juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

13) sisu ja otsused.

(5) Registrisse kantakse sõlmitud lepingu kohta järgmised andmed:

1) lepingupoolte nimed ja registrikoodid või isikukoodid, kontaktandmed;

2) valla esindaja (allkirjastaja) nimi, ametinimetus, ametikoht;

3) koostaja;

4) täitmise kontrollija;

5) lepingu number või tähis;

6) registreerimisnumber;

7) allkirjastamise kuupäev;

8) lepingu objekt/teema;

9) funktsiooni, sarja ja toimiku indeks;

10) kehtivuse algus ja lõpp;

11) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

12) muutmis- ja lugemisõigused.