BEK 7/2019 ст. 18

Forretningsgange, arbejdsbeskrivelser m.v. skal som minimum 1) være lettilgængelige og overskuelige, 2) på fyldestgørende måde beskrive de aktiviteter, der skal udføres, herunder sikre, at lovgivningen samt politikker og retningslinjer besluttet af firmapensionskassens ledelse efterleves og overholdes, 3) angive hvilken organisatorisk enhed, personer eller grupper af personer der skal udføre de enkelte opgaver eller delopgaver, 4) hvis relevant, angive inden for hvilke tidsmæssige rammer, opgaver skal udføres, 5) indeholde bestemmelser om, hvilke forhold der skal rapporteres om og til hvem, 6) indeholde bestemmelser om, hvorledes medarbejderne skal forholde sig i tilfælde, hvor en medarbejder måtte blive opmærksom på ikke-beskrevne risici knyttet til den pågældendes arbejdsopgave eller andre aktivitetsområder, 7) indeholde bestemmelser om, hvordan medarbejdere skal forholde sig i tilfælde af driftsforstyrrelser, herunder systemnedbrud, 8) henvise til relevante manualer eller mere detaljerede arbejdsbeskrivelser, 9) angive, hvem der er ansvarlig for udarbejdelse og opdatering af forretningsgangen, 10) opdateres løbende ved ændring i interne forhold eller i relevant regulering, 11) være daterede, og 12) opfylde kravene i bilag 1-3.

Stk. 2. Forretningsgangene skal i relevant omfang afspejle bestyrelsens vedtagne politikker, jf. § 4, stk. 1.

Stk. 3. Uanset opbygningen af forretningsgangene skal det sikres, at alle relevante forhold er beskrevet, og at det fremgår, hvem der har ansvaret for at udføre de enkelte opgaver korrekt. Således kan en forretningsgang vedrøre opgaverne i en enkelt organisatorisk enhed, dække samtlige opgaver i forbindelse med et eller flere produkter eller vedrøre tværgående arbejdsopgaver, der kræver flere organisatoriske enheders medvirken.

Stk. 4. Forretningsgangene kan foreligge elektronisk. Er dette tilfældet, skal det sikres, at medarbejderne har adgang til tilstrækkelige oplysninger og forretningsgange, herunder i form af beredskabsplaner, til at udføre nødvendige opgaver i de tilfælde, hvor de elektroniske forretningsgange ikke måtte være tilgængelige.