Luunja Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri Art. 36Raamatupidamisdokumentide säilitamine

(1) Raamatupidamisdokumente säilitatakse seitse aastat alates majandusaasta lõpust, misjärel kuuluvad dokumendid hävitamisele. Arveid, majanduskulude aruandeid, kulu tšekke säilitatakse e-arvekeskuses. Lepinguid ja ametiautode sõidupäevikuid säilitatakse asutuse dokumendihaldusprogrammis. Raamatupidamisregistreid säilitatakse raamatupidamisprogrammis.

(2) Raamatupidamisdokumente säilitatakse raamatupidamise seaduses sätestatud korras. Dokumente säilitatakse masintöödeldavalt. Säilitatavate dokumentide ja andmete taasesitatavus kirjalikus vormis, lihttekstis loetavus ja tõendusväärtus peavad olema tagatud kogu säilitustähtaja jooksul.

(3) Välisprojektidega soetud raamatupidamisdokumendid kuuluvad säilitamisele kooskõlas vastava perioodi struktuuritoetuse seadusega või konkreetse projekti finantsmehhanismi tingimuste ja korraga.

(4) Raamatupidamisregistreid, mis on loodud elektrooniliselt, säilitatakse elektrooniliselt. Elektrooniliste andmete loetavus tagatakse kogu säilitusaja jooksul.

(5) Algdokumendid säilitatakse elektroonselt, kui dokumendi säilitustähtaja jooksul on tagatud:

1) säilitatava info autentsus;

2) algdokumendi kirjaliku taasesitamise võimalus;

3) dokumendi õigsuse eest vastutavate isikute ja aktsepteerijate tuvastamise võimalus.

(6) Paberil säilitatakse raamatupidamise algdokumente, mille puhul ei ole tagatud lõikes 5 nimetatud nõuete täitmine või kui algdokumendi paberil säilitamise vajadus tuleneb ametiasutuse tegevuse spetsiifikast, sihtfinantseerimise andja nõuetest vmt.

(7) E-arvekeskuse kaudu saadetavad arved säilitatakse e-arvekeskuse keskkonnas ja nende säilitamise tagab e-arvekeskuse operaator.