Hiiumaa valla raamatupidamise sise-eeskiri Art. 27Ostuarvete elektrooniline kinnitamine

(1) Enne majandusinformatsiooni kajastamist finantsarvestuses osalevad ostuarvete õigsuse kontrollimisel eelarve juhid.

(2) Ostuarveid digitaliseeritakse, kinnitatakse ja klassifitseeritakse vastavalt finantsinfo liigendusele ENVOICE-s ja imporditakse peale lõppkinnitaja aktsepti finantstarkvarasse.

(3) Ostuarvete menetlemisel ja kinnitamisel juhindutakse alljärgnevatest põhimõtetest:

1) arveid suunab kinnitusringile vastava töölõigu eest vastutav raamatupidaja;

2) hallatavate asutuste arved suunatakse kinnitamiseks vastava hallatava asutuse juhile või eelnevale kinnitusele juhi poolt kirjalikult määratud isiku(te)le;

3) ostuarveid kinnitatakse arvete halduskeskkonnas www.envoice.ee;

4) arve suunatakse kinnitamisele ilma klassifitseerimata. Arvele märgib vajalikud tunnused kinnitaja või kommenteerib arve sisu selliselt, mis on vajalik arve klassifitseerimiseks ning suunab seejärel raamatupidamistöötajale. Vajadusel lisatakse finantsinfo liigendamiseks nõutavad tunnused (projektikoodid jms) ning majandustehingut täpsustav selgitus;

5) kui täpsustav informatsioon eelarve klassifikaatori kohta erineb esialgsest, siis korrigeerib seda volituste piires arve kinnitaja või raamatupidamistöötaja;

6) kinnitaja lisab vajadusel arve juurde programmi käskluse „lisa manus“ kaudu täiendavaid dokumente (nt leping, tööde vastuvõtu akt).

(4) Ostuarve aktsepteerimisega eelarve juht:

1) kinnitab, et kulutus on põhjendatud ning vajalik, et kulutus on tehtud asutuse ülesannete täitmiseks asutusele kinnitatud eelarve vahendite piires ja kooskõlas eelarves kinnitatud eelarveaasta eesmärkidega ning et tehtud kulutuse suurus on tasakaalus kulutuse kaudu saavutatava tulemusega;

2) vastutab, et ostuarve vastab algdokumendile esitatavatele nõuetele, ostuarve kajastab majandustehingut õigesti, ostuarvel kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele, majandustehingu mõistmiseks vajalik lisainfo on lisatud arve manusesse;

3) annab nõusoleku majandustehingu kirjendamiseks raamatupidamises, eelarve täitmises ja tarnijale ülekande tegemiseks vastavalt ostuarvelt nähtuvale maksetähtajale ja makse saaja andmetele.

(5) Kui ostuarve ei vasta kokkulepitud tingimustele, lükatakse dokument koos selgitusega tagasi (programmi käsklus „Lükka tagasi“). Tagasilükatud ostuarve tagastavad raamatupidamistöötajad arve esitajale (programmi käsklus „Tagasta arve saatjale“).

(6) Kui ostuarve on suunatud kinnitajale, kelle vastutusvaldkonda antud kulu ei kuulu, siis suunab ta arve tagasi kinnitusringi alustajale (programmi käsklus „Tagasi eelmisele“).

(7) Kinnitaja peab ostuarve kinnitama, edasi suunama või tagasi lükkama hiljemalt 2 tööpäeva jooksul.