Kose valla raamatupidamise sise-eeskiri Art. 12Majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine

(1) Ametiasutus on kohustatud (raamatupidamise seaduse § 6) kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites kahekordse kirjendamise põhimõttel nende toimumise ajal või kui see ei ole võimalik, siis vahetult pärast seda. Raamatupidamisregister on raamatupidamisarvestuses kasutatav andmebaas, mis vormistatakse kronoloogilises järjestuses ja kontode kaupa (pearaamat). Raamatupidamisregistreid säilitatakse kirjalikku taasesitamist võimaldaval infokandjal.

(2) Raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument.

(3) Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid:

1) majandustehingu kuupäev;

2) raamatupidamiskirjendi järjekorranumber;

3) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad;

4) majandustehingu lühikirjeldus;

5) algdokumendi (koonddokumendi) nimetus ja number;

6) kirjendi teotaja kinnitus (allkiri);

7) sihtfinantseerimise korral kajastada kuludokumendil täiendavalt projekti kood.

(4) Raamatupidamise alg- ja koonddokumentidel olevat informatsiooni ning raamatupidamiskirjendeid ei ole lubatud kustutada ega teha neis õiendita parandusi. Ebakorrektne raamatupidamiskirjend parandatakse paranduskirjenditega, mis peavad sisaldama viidet parandatava raamatupidamiskirjendi järjekorranumbrile. Kui parandus ei põhine algdokumendil, tuleb koostada parandust selgitav raamatupidamisõiend (parandusdokument).

(5) Paranduse tegija märgib parandusdokumendile kuupäeva, millal parandus tehti, oma allkirja, tehingu majandusliku sisu ja paranduse sisu. Varasemat algdokumenti ja lausendit tuleb täiustada viitega hilisemale parandusdokumendile ja -kirjendile.

(6) Raamatupidamiskirjend sisestatakse raamatupidamisprogrammi PMen, kus peetakse arvestust asutuste lõikes erinevate valdkondade all. Kasutusel on programmi järgmised osad:

1) pearaamat;

2) arveldused;

3) pank/kassa;

4) palk;

5) arved;

6) eelarve;

7) vara.

(7) Programmist võib vajadusel teha igas kuus järgmised väljatrükid:

1) pearaamatu koond;

2) arvelduste koond;

3) kassa/panga kanded;

4) palgalehed;

5) varade koond jm.

(8) Väljatrükke võib säilitada nii trükitud dokumentidena kui programmi failidena.