Kihnu valla raamatupidamise sise-eeskirja kinnitamine Art. 13Ostuarvete elektrooniline kinnitamine ja käive

(1) Tarnijatega sõlmitud lepingute ja operatiivselt tellitavate tööde, teenuste ning kaupade arvete koostamiseks edastatakse tarnijale järgmine informatsioon:

1) XML-formaadis arvete operaator on Finbite arvekeskus (www.finbite.eu);

2) ostja ehk arve saaja on vallavalitsus või hallatav asutus, kelle eelarvest antud kulu kaetakse, arve maksjaks on Kihnu Vallavalitsus;

3) riigiraamatupidamiskohuslaselt kaupu või teenuseid soetades on vallavalitsuse tehingupartneri kood 305101;

4) kauba või teenuse tellinud kontaktisiku nimi.

(2) Ostuarved digitaliseeritakse, kinnitatakse ja klassifitseeritakse vastavalt finantsinfo liigendusele Finbite arvekeskuses ja imporditakse peale lõppkinnitaja aktsepteerimist finantstarkvarasse Pmen.

(3) Ostuarvete menetlemisel ja kinnitamisel juhindutakse alljärgnevatest põhimõtetest:

1) arveid saadab kinnitusringile raamatupidaja;

2) arved saadetakse kinnitamiseks vallavanemale või eelnevale kinnitusele tema poolt kirjalikult määratud isiku(te)le.

(4) Ostuarveid kinnitatakse läbi ametliku e-posti aadressi või arvete halduskeskkonnas www.finbite.eu.

(5) Arvete kinnitusringile saatja suunab arve kinnitamisele ning märgib arvele vajalikud tunnused (tegevusala kood, kululiik), vajadusel kommenteerib arve sisu. Seejärel suunatakse arve järgmis(t)ele kinnitaja(te)le olenevalt eelarve tegevuskulude täitmise eest vastutajast ning arve summast. Lõpuks suunatakse arve kinnitusringi alustajale, kes lisab majanduslikku sisu kajastavad puuduolevad tunnused vastavalt kontoplaanile ning vajadusel finantsinfo liigendamiseks vajalikud rahavoo-, allika- ja projektikoodid jms.

(6) Kinnitaja lisab vajadusel Finbite arvekeskuses oleva arve juurde täiendavaid dokumente (nt leping, tööde vastuvõtu akt).

(7) Ostuarve aktsepteerimisega kinnitaja:

1) kinnitab, et kulutus on põhjendatud ning vajalik, et kulutus on tehtud kinnitatud eelarve vahendite piires ja kooskõlas eelarveaasta eesmärkidega ning et tehtud kulutuse suurus on tasakaalus kulutuse kaudu saavutatava tulemusega;

2) vastutab, et ostuarve vastab algdokumendile esitatavatele nõuetele ja kajastab majandustehingut õigesti, ostuarvel kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele, majandustehingu mõistmiseks vajalik lisainfo lisatud arve manusesse;

3) annab nõusoleku majandustehingu kirjendamiseks raamatupidamises, eelarve täitmises ning tarnijale ülekande tegemiseks vastavalt ostuarve maksetähtajale ja makse saaja andmetele.

(8) Kui ostuarve ei vasta kokkulepitud tingimustele, lükatakse dokument koos selgitustega tagasi. Tagasilükatud ostuarve tagastatakse arve esitajale.

(9) Kui ostuarve on suunatud kinnitajale, kelle vastutusvaldkonda arve ei kuulu, siis ta suunab arve tagasi kinnitusringi alustajale või suunab arve edasi õigele kinnitajale.

(10) Kinnitaja peab ostuarve kinnitama, edasi suunama või tagasi lükkama hiljemalt 3 tööpäeva jooksul peale kinnitusteate või koheselt peale teistkordse kinnitusteate (meeldetuletuse) saabumist. Kui kinnitaja on puhkusel, töölähetuses või muudel põhjustel töölt eemal, peab ta selleks perioodiks Finbite arvekeskuses määrama asendaja.

(11) Elektrooniliselt kinnitatud algdokumendid imporditakse Finbite arvekeskusest finantstarkvarasse PMen.