Haapsalu linna raamatupidamise sise-eeskiri Art. 32Raamatupidamisdokumentide säilitamine

(1) Raamatupidamisdokumente säilitatakse vastavalt Haapsalu Linnavalitsuse Asjaajamisekorrale kas paberkandjal või digitaalselt e-arvekeskuse arhiivis

(2) Raamatupidamise algdokumente hoitakse raamatupidamises 7 aastat. Erandina tuleb lähtuda välisfinantseerija poolt rahastavate projektide projektipõhise raamatupidamise algdokumentatsiooni säilitamise tingimustest ja tähtaegadest sh. vastavalt Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuse seaduse § 24 lõige 17, Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakendamise seadus § 18 (1) sätestatule.

(3) Dokumendid alatise säilitustähtajaga ja pikaajalise säilitustähtajaga üle 10 aasta, tuleb kolme aasta jooksul pärast nende loomist või saamist ja nendega seotud asjaajamise lõppu koondada arhiiviruumi kas paberkandjal või digitaalselt või säilitada e-arvekeskuse servermajutuse andmebaasis digitaalselt.

(4) Dokumente säilitatakse sarjadena, mille nimetused on kinnitatud Haapsalu Linnavalitsuse dokumentide loetelus.

(5) Paberkandjal arhivaalide ettevalmistamisel pikaajaliseks säilitamiseks:

1) arhivaalid võetakse registraatoritest ja kiirköitjatest välja;

2) liigsed arhivaalide koopiad ja mittearhiiviaines eraldatakse;

3) arhivaalid süstematiseeritakse kronoloogiliselt.

(6) Digidokumendid arhiveeritakse ja säilitatakse digitaalselt e-arvekeskuse operaatori või dokumendihalduse Amphora servermajutuse andmebaasis.