Maa-, haldus- ja ringkonnakohtu kantselei kodukord Art. 36Dokumentide ja toimikute hävitamine

(1) Dokumendid ja toimikud, mille säilitustähtaeg on möödunud, eraldatakse hävitamiseks ja hävitatakse vastavalt arhiivieeskirjale.

(2) Kohtuasja pabertoimikud hävitatakse ühe aasta jooksul kohtuasja menetlemise lõppemisest eeldusel, et kohtuasja toimik on terviklikult digiteeritud. Kohtuasja toimiku digiteerimisel tehakse kohtute infosüsteemis vastava kohtuasja juurde sellekohane märge.

(3) Digitaalselt säilitatavad dokumendid ja muud kohtuasja kohta selleks ettenähtud infosüsteemis registreeritud andmed, mille säilitustähtaeg on möödunud, hävitatakse nende kustutamisega.

(4) Digitaalses kohtumenetluses paberil esitatud dokumendi, mis on skaneeritud ja registreeritud selleks ettenähtud infosüsteemis asjakohase menetluse juures, võib hävitada ühe kuu möödumisel selle saamisest, välja arvatud juhul, kui selgub vajadus selle säilitamiseks paberkandjal kuni menetluse lõpuni.

(5) Dokumentide ja toimikute hävitamise korraldab kohtudirektor arhiiviseaduses ja arhiivieeskirjas sätestatud korras.

(6) Kohtuasja toimikust võetakse enne selle hävitamist välja paberil esitatud originaaldokumendid ja neid säilitatakse kohtu arhiivis 15 aastat või väljastatakse need allkirja vastu dokumendi omanikule.

(7) Hävitamisele kuuluvast kohtuasja toimikust võetakse välja püsivaks säilitamiseks mõeldud kõigi astmete kohtuotsused ja määrused, välja arvatud juhul, kui need on vormistatud elektrooniliselt ja allkirjastatud digitaalselt. Kohtuasja pabertoimiku hävitamise kohta tehakse kohtute infosüsteemis vastava kohtuasja juurde märge.

(8) Dokumentide hävitamine dokumenteeritakse hävitamisaktiga, mis vastab arhiivieeskirja §-s 14 sätestatule.