Narva linna raamatupidamise sise-eeskirja kinnitamine Art. 20Majandustehingute dokumenteerimine ja kirjendamine

(1) Raamatupidamiskohustuslane on kohustatud vastavalt RPS nõuetele kõiki majandustehinguid dokumenteerima ning kirjendama raamatupidamisregistrites nende toimumise ajal või, kui see ei ole võimalik, siis vahetult pärast seda. Raamatupidamisregister on raamatupidamisarvestuses kasutatav andmebaas, mis vormistatakse kronoloogilises järjekorras (päevaraamat) ja kontode kaupa (pearaamat) ning säilitatakse failina.

(2) Raamatupidamiskirjendi aluseks on majandustehingut tõendav algdokument või algdokumentide alusel koostatud koonddokument.

(3) Raamatupidamiskirjend peab sisaldama järgmisi andmeid:

1) majandustehingu kuupäev;

2) raamatupidamiskirjendi järjekorranumber;

3) debiteeritavad ja krediteeritavad kontod ja vastavad summad;

4) majandustehingu lühikirjeldus;

5) algdokumendi (koonddokumendi) nimetus ja number.

(4) Raamatupidamise alg- ja koonddokumentidel olevat informatsiooni ning raamatupidamiskirjendeid ei ole lubatud kustutada ega teha neis õiendita parandusi. Ebakorrektne raamatupidamiskirjend parandatakse paranduskirjenditega, mis peab sisaldama viidet parandatava raamatupidamiskirjendi järjekorranumbrile. Kui parandus ei põhine algdokumendil, tuleb koostada parandust selgitav raamatupidamisõiend (parandusdokument).

(5) Paranduse tegija märgib parandusdokumendile kuupäeva, millal parandus tehti, oma allkirja, tehingu majandusliku sisu ja paranduse sisu. Varasemat algdokumenti ja lausendit tuleb täiustada viitega hilisemale parandusdokumendile ja -kirjendile.

(6) Linna majandusinformatsiooni töötlemiseks kasutatakse Narva Linnavalitsuse poolt kinnitatud raamatupidamisprogrammi. Raamatupidamiskirjend sisestatakse raamatupidamisprogrammi vastavasse moodulisse. Raamatupidamisprogrammi moodulitena on kasutusel eelarve (sh eelarve projektid), põhivara, palgaleht, õppeala massteenuste moodul (e. vanemate osalustasu ja õppetasu arvestus), reklaamimaks, arvete register (sh arvete tasumine), avanssiaruanded, pank, kassa.

(7) Analüütilise ja sünteetilise arvestuse vastavuse tagamiseks peetakse programmis ostu- ja müügiarvete, avansiaruannete registrid.

(8) Linna raamatupidamisregistreid säilitatakse üldjuhul elektrooniliselt eeldusel, et raamatupidamiskanded oleks võimalik taasesitada paberkandjal.

(9) Igas kuus programmist trükitakse või säilitatakse elektrooniliselt järgmised registrid:

1) panga kanded;

2) kassa kanded;

3) hankijate käibeandmik;

4) ostjate käibeandmik;

5) töötasuarvestuse koonddokumendid;

6) pea- või käiberaamat.