BEK 475/2026 Art. 13

Direktionen skal sikre, at fondsmæglerselskabet har forretningsgange på alle væsentlige aktivitetsområder, herunder på likviditetsområdet og på it-området samt at der foreligger fornøden dokumentation for selskabets aktiviteter. Aktiviteter, der vedrører fondsmæglerselskabet i dens egenskab af finansiel virksomhed, anses som udgangspunkt for væsentlige.

Stk. 2. Forretningsgangene skal som minimum 1) være lettilgængelige og overskuelige, 2) på fyldestgørende måde beskrive de aktiviteter, der skal udføres, herunder sikre at lovgivningen og anden relevant regulering samt de politikker og retningslinjer, som bestyrelsen har vedtaget i overensstemmelse med §§ 4 og 6, efterleves og overholdes, 3) angive, hvilken organisatorisk enhed, personer eller grupper af personer der skal udføre de enkelte opgaver eller delopgaver, og 4) opdateres løbende ved ændring i interne forhold eller i relevant regulering.

Stk. 3. Med henblik på opfyldelse af stk. 1 skal direktionen sikre, at der er fornøden dokumentation for fondsmæglerselskabets aktiviteter, herunder at der er forretningsgange for følgende: 1) I hvilket omfang beslutninger, beføjelser, udførte opgaver og forretninger samt opståede hændelser skal dokumenteres. 2) I hvilken form dokumentationen skal ske. 3) Hvordan der sikres tilgængelighed til dokumentationen. 4) Hvor længe dokumentationen skal opbevares. 5) Hvis relevant, til hvem dokumentationen kan og skal videregives.

Stk. 4. Foreligger forretningsgangene elektronisk, skal direktionen sikre, at de nødvendige forretningsgange er tilgængelige i tilfælde af systemnedbrud i fondsmæglerselskabet. Dokumentationen, jf. stk. 1, skal foreligge enten skriftligt eller elektronisk.