Avaliku sektori finantsarvestuse ja -aruandluse juhend Art. 15Dokumentide ja rahaliste ülekannete kontrollimine

(1) Raamatupidamise sise-eeskirjas sätestatakse nõuded raamatupidamise algdokumentide koostamiseks ja kontrollimiseks, andmete sisestamiseks raamatupidamise infosüsteemi, raamatupidamisregistrite inventeerimiseks ja dokumentide säilitamiseks. Samas sätestatakse nõuded dokumentide ja aruannete esitamise tähtaegade kohta.

(2) Raamatupidamisüksuse töötajate vastutus määratakse ametijuhendites.

(3) Raamatupidamise sise-eeskirjas kehtestatakse dokumentide kontrolli nõuded ning määratakse, kes vastutab selle eest, et:

1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele;

3) tehing on seaduspärane;

4) tehing on kooskõlas eelarvega;

5) tehingu kohta dokumendil esitatud andmed on kontrollitud vastavalt dokumentide kontrolli nõuetele ja kinnitatud selleks volitatud isiku poolt.

(4) Raamatupidamisüksuse töötajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamisarvestuse infosüsteemi:

1) tehingu kooskõla eelarve täitmise jälgimise põhimõtetega;

2) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja muude arvestusobjektide koodide õigsus;

3) maksetähtpäev ja tehingu summad;

4) tekkepõhine periood;

5) tehingu vastaspoole andmed;

6) arvete korral nende vastavus käibemaksuseadusele;

7) kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud.

(5) Dokumentide kontrolli nõuded peavad tagama volitatud (allkirjaõigusliku) isiku ja raamatupidamise üksuse töötaja isiku lahususe. Volitatud isiku (isikud) määrab asutuse juht temale antud volituste piires. Iga algdokument peab olema allkirjastatud nii volitatud isiku kui ka raamatupidamise üksuse töötaja poolt.

(6) Rahaliste ülekannete tegemisel osalevad võimalusel kaks isikut. Elektrooniliste ülekannete tegemiseks jaotatakse õigused sel juhul nii, et üks isik ei saaks ainuisikuliselt ülekannet teostada. Selleks peab ülekannet sisestav isik olema erinev ülekannet aktsepteerivast isikust. Sularahakassa väljamineku orderi kinnitab lisaks kassapidajale teine isik.

(7) Kaupade, teenuste või muude hüvede ostmise korral peab müüjaga kokku lepitud maksetähtpäev andma võimaluse alusdokumentide nõuetekohaseks kontrollimiseks ja tulevaste rahavoogude planeerimiseks.

(8) Ettemaksete tasumist võimaluse korral välditakse.

(9) Raamatupidamise algdokumendi allkirjaks loetakse:

1) omakäeline allkiri paberkandjal dokumendil;

2) digitaalallkiri;

3) dokumendi menetlemiseks ette nähtud infotehnoloogilises süsteemis antud kooskõlastus või kinnitus, kui seda on võimalik elektrooniliselt säilitada ning kui kooskõlastuse või kinnituse andjat ja selle andmise kuupäeva on võimalik dokumendi säilitustähtaja jooksul tuvastada;

(10) Raamatupidamisüksused teevad rahalisi ülekandeid maksetähtpäeval.

(11) Kui riigiraamatupidamiskohustuslase üksuse raamatupidamisarvestus toimub riigi ühtses majandusarvestuse tarkvaras SAP, tagab volitatud isik riigihangete rahalise täitmise jälgimiseks riigihanke lepingu osa viitenumbri, selle puudumise korral riigihanke viitenumbri märkimise ostudokumentidele. Riigihanke viitenumber märgitakse ostudokumendile ka siis, kui riigihanke kohta on mitu lepingu osa viitenumbrit, kuid ostudokumendilt ei selgu, kuidas summa neile jaotub. Raamatupidamise üksuse töötaja tagab ostudokumendile märgitud viitenumbri sisestamise SAPi.