AvTS Art. 12Nõuded dokumendiregistrile

(1) Dokumendiregistris registreeritakse:

1) asutusele saabunud dokumendid ja asutusest väljasaadetud dokumendid hiljemalt saabumise või väljasaatmise päevale järgneval tööpäeval;

2) asutuses koostatud ja allkirjastatud õigusaktid hiljemalt nende allakirjutamise või sellele järgneval tööpäeval;

3) sõlmitud lepingud nende allakirjutamisele järgneval tööpäeval.

(2) Raamatupidamisdokumente ei pea dokumendiregistrisse kandma.

(2¹) Isikuga seotud dokumente, mis on juba kantud teise andmekogusse ja millele on isiku juurdepääs tagatud, ei pea dokumendiregistrisse kandma.

(3) Dokumendiregistrisse kantakse saabunud ja väljastatud dokumentide kohta vähemalt järgmised andmed:

1) kellelt on saabunud või kellele väljastatud;

2) saabumise või väljastamise kuupäev;

3) mil viisil dokument saabus või väljastati (elektronposti, posti, faksi või kulleriga või anti üle isiklikult);

4) dokumendi rekvisiidid;

5) dokumendi liik (avaldus, märgukiri, resolutsioon, teabenõue, kiri vms);

6) dokumendi suhtes kehtivad juurdepääsupiirangud.

(3¹) Kui asutusele saabunud dokumentide saatja või asutusest väljastatud dokumentide saaja on füüsiline isik, siis ei märgita dokumendiregistri avalikus vaates teavet, mis võimaldaks füüsilist isikut tuvastada.

(4) Saabunud ja lahendamist või vastamist vajavate dokumentide kohta kantakse dokumendiregistrisse ka seadusest tulenev lahendamise või vastamise tähtaeg, vastuse koostamise või lahendamise korraldamise eest vastutava struktuuriüksuse nimetus ja ametniku või töötaja nimi, kes vastuse koostab.

(4¹) Dokumendiregistris registreeritud ja asutuse dokumendihaldussüsteemis sisalduvatele elektroonilistele dokumentidele, millele ei ole juurdepääsupiirangut kehtestatud, tagatakse juurdepääs dokumendiregistri kaudu, välja arvatud dokumentidele, mis avaldatakse Riigi Teatajas.

(4²)

(5) Dokumendiregistri pidaja peab võimaldama juurdepääsu dokumendiregistrile, looma dokumentide leidmise hõlbustamiseks sisujuhi ja kasutusjuhendi ning tagama dokumentide leidmise käesoleva paragrahvi lõikes 3 toodud andmete alusel infotehnoloogilise otsingusüsteemi abil ületekstiotsinguga.