Põltsamaa Vallavalitsuse töökord ning vallavalitsuse komisjo Art. 12Istungi protokoll

(1) Valitsuse istungid protokollitakse. Istungi protokollimise ning protokolli vormistamise korraldab vallasekretär.

(2) Istungi protokoll (edaspidi protokoll) peab vastama haldusdokumentidele kehtestatud nõuetele ning protokolli märgitakse:

1) istungi toimumise kuupäev, alguse ja lõpu kellaaeg, koht ning vajadusel istungi toimumise viis;

2) istungist osavõtjate nimed;

3) kinnitatud päevakord;

4) arutlusel olnud küsimused, nende kohta esitatud ettepanekud ja otsused ettepanekute arvestamise või mittearvestamise kohta;

5) arutusel olnud küsimuste kohta vastuvõetud otsustused;

6) hääletustulemused, kui küsimus otsustati hääletamise teel;

7) vastuvõetud määruste ja korralduste numbrid;

8) otsustused õigusaktide eelnõude ettevalmistamise ja valitsuse töökorralduse küsimustes ning sellistes küsimustes, mis ei nõua määruse või korralduse andmist;

9) otsustajate, küsimuste algatajate või vallasekretäri eriarvamused;

10) märked valitsuse liikme istungile saabumise ja lahkumise kohta, sh toimingupiirangute kohaldamised;

11) elektroonilise istungi toimumise korral või valitsuse liikme kaugosalusega istungil osalemise kohta sellekohane märge.

(3) Sõnavõtud lisatakse protokolli ainult siis, kui protokolli koostajale esitatakse istungi toimumise päeval sõnavõtu kirjalik tekst.

(4) Protokollile kirjutavad alla vallavanem või tema asendaja ja protokollija, kes vastutavad ka protokollis sisalduvate andmete õigsuse eest.

(5) Protokoll registreeritakse ametiasutuse dokumendiregistris ning see peab olema allkirjastatud ning dokumendiregistri kaudu avalikult kättesaadav hiljemalt viiendal tööpäeval valitsuse istungi toimumisest arvates. Protokoll loetakse avalikustatuks juurdepääsu võimaldamisega valla veebilehel dokumendiregistri kaudu.

(6) Kui protokoll sisaldab asutusesiseks kasutamiseks mõeldud teavet või andmeid, tehakse protokollile või dokumendiregistris protokolli juurde vastav märge. Juurdepääsupiirangumärkega protokollist vormistatakse protokolli avalikustatav versioon, millest on piirangut nõudvad andmed eemaldatud.