Väike-Maarja valla põhimäärus Art. 15Komisjoni koosolek

(1) Volikogu komisjoni töövormiks on koosolek. Vajaduse korral võib komisjoni koosolekut pidada elektrooniliselt.

(2) Alatiste komisjonide koosolekute toimumise aeg lepitakse üldjuhul kokku peale komisjoni koosseisu kinnitamist arvestusega, et komisjonide koosolekute ajad ei kattu. Komisjoni koosoleku toimumise aeg ja koht tehakse volikogu liikmetele teatavaks järgmisel volikogu istungil peale komisjoni koosseisu kinnitamist.

(3) Kui tekib vajadus muuta komisjoni toimumise aega, teatab komisjoni esimees sellest komisjoni liikmetele, volikogu esimehele ning vallasekretärile, järgides lõikes 5 sätestatut.

(4) Komisjoni koosoleku kutsub kokku komisjoni esimees või tema äraolekul asendaja vastavalt § 15 lõikes 7 sätestatule.

(5) Komisjoni koosoleku vorm, aeg ja päevakorra projekt esitatakse vähemalt kaks päeva enne koosoleku algust. Komisjoni esimees või tema otsusel valdkonna juht saadab eelnõud ja/või vajalikud materjalid komisjoni kõikidele liikmetele e-posti teel.

(6) Komisjon on otsustusvõimeline, kui koosolekust võtavad koos esimehe või tema asendajaga osa vähemalt pooled komisjoni liikmetest. Otsustused tehakse avalikul hääletusel poolthäälte enamusega.

(7) Komisjonil on õigus vastu võtta otsuseid koosolekut kokku kutsumata. Komisjoni esimehe otsusel saadetakse komisjoni dokumendid elektrooniliselt komisjoni kõikidele liikmetele, määrates tähtaja, mille jooksul komisjoni liikmed peavad esitama e-posti teel oma seisukoha koosoleku kutses näidatud e-posti aadressile. Kui komisjoni liige ei teata nimetatud tähtaja jooksul oma seisukohta, loetakse ta hääletamisel mitteosalenuks.

(8) Komisjonide koosolekud toimuvad üldjuhul üks kord kuus või komisjoni esimehe poolt määratud ajal.

(9) Komisjoni päevakorda võib võtta ka küsimusi, millest ei olnud eelnevalt komisjoni liikmeid informeeritud, kui selle poolt hääletavad kõik kohalolevad komisjoni liikmed. Päevakord kinnitatakse koosolekul poolthäälte enamusega.

(10) Komisjoni koosolekud on kinnised. Komisjoni koosolekul osalevad sõnaõigusega vastavate valdkondade juhid ja spetsialistid. Teiste isikute kutsumise komisjoni koosolekule ja neile sõnaõiguse andmise otsustab koosoleku kokkukutsuja.

(11) Komisjoni koosoleku kohta koostatakse protokoll, mis sisaldab koosoleku päevakorra, toimumise aja, koosolekust osa võtnud isikute nimekirja, komisjoni otsused ja komisjoni liikmete eriarvamused. Elektroonilise koosoleku toimumise kohta tehakse protokolli sellekohane märge ning protokollile lisatakse komisjoni liikmete kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis esitatud seisukohad. Protokollile kirjutavad alla koosoleku juhataja ja protokollija.

(12) Protokoll peab olema igaühele kättesaadav kümnendal tööpäeval koosoleku toimumise päevast arvates. Protokollid on kättesaadavad ametiasutuse kantseleis ning avalikustatud ametiasutuse dokumendiregistri kaudu. Dokumendiregistrile on tagatud juurdepääs Väike-Maarja valla veebilehelt. Protokollis ei avalikustata andmeid, mille väljastamine on seadusega piiratud või mõeldud üksnes valla ametiasutuste siseseks kasutamiseks.

(13) Komisjoni liige on kohustatud nii komisjoni liikme volituste ajal kui ka pärast volituste lõppemist hoidma talle teatavaks saanud riigi- ja ärisaladust, teiste inimeste perekonna- ja eraellu puutuvaid andmeid ning muud konfidentsiaalsena saadud informatsiooni. Komisjoni liikmeid peab teabe konfidentsiaalsusest ning saladuse hoidmise nõuetest teavitama komisjoni esimees. Kui komisjoni liikmetel ei ole seisukoha andmiseks või otsustuse tegemiseks vaja isikuandmeid või muud konfidentsiaalset infot, peab komisjoni esimees või tema asendaja tagama, et vajalik teave edastatakse komisjoni liikmetele konfidentsiaalse informatsioonita.