Saaremaa valla raamatupidamise sise-eeskiri Art. 20Lähetuskulude arvestus ja kajastamine

(1) Lähetused hõlmavad töö-, teenistus- ja koolituslähetusi.

(2) Volikogu liikmete, valitsuse liikmete, vallavalitsuse teenistujate ja vallavalitsuse hallatavate asutuste töötajate (määruses kõik koos teenistujate ) lähetusse saatmise ja lähetusega kaasnevate kulude hüvitamist reguleerivad asjakohased Vabariigi Valitsuse ning volikogu ja valitsuse õigusaktid.

(3) Teenistuja lähetus välisriiki on välislähetus.

(4) Teenistuja lähetusse saatmist käsitlev selleks pädeva ametiisiku käskkiri saadetakse rahandusele üldjuhul vähemalt kaks tööpäeva enne lähetuse algust. Kui asutuse sisese õigusakti kohaselt saadetakse teenistuja lähetusse muu dokumendiga, siis rakendatakse selles paragrahvis käskkirja kohta sätestatut ka sellele dokumendile.

(5) Käskkiri lähetuskulude avansi, sh välislähetuse päevaraha maksmise kohta peab olema esitatud rahandusele hiljemalt kaks tööpäeva enne lähetuse algust.

(6) Lähetatule hüvitatakse käskkirjas nimetatud lähetusega seotud sõidu- ja majutuskulud ning lähetusülesande täitmisega seotud muud kulud lähetusaruandes esitatud kuludokumendi alusel.

(7) Välisvaluutas tehtud kulutused hüvitatakse lähetatule kuludokumendi alusel Eestis käibel olevas rahas üldjuhul vastavalt lähetatu tegelikele kuludele. Tegelikud kulud hõlmavad nii panga väljavõtte alusel kommertspanga kursil arvutatud kulu suurust kui ka ümberarvestamise tasu. Vajaduse korral esitab lähetatu abitabeli, kus seostab kuludokumenti panga väljavõtte konkreetse reaga.

(8) Käskkirjas märgitakse sõidukulu vastavalt transpordivahendile järgmiste kululiikide kaupa:

1) ühistranspordi kulu;

2) isikliku sõiduki kasutamise kulu sõidupäeviku alusel;

3) isikliku sõiduki kasutamise kulu kuludokumendi alusel, mille kuupäev ei tohi erineda lähetuse toimimise kuupäevast üle viie kalendripäeva (vajaduse korral ka hüvitatava summa ülempiir).

(9) Lähetuskulude aruanne esitatakse Envoice keskkonnas hiljemalt viiendal tööpäeval pärast lähetusest naasmist. Lähetusaruanne sisaldab:

1) lähetuse käskkirja;

2) kuludokumente;

3) saadud avansi, sh välislähetuse päevaraha summat;

4) välislähetuse korral sõidupileteid, lennu- või laevareisi broneeringu kinnitust või pardakaarte, kus on näha välisriiki väljuva ja välisriigist saabuva ühistranspordivahendi saabumise ja väljumise aeg;

5) muid lähetusega seotud dokumente ja selgitusi.

(10) Kui ühistranspordivahendi tegelik saabumise või väljumise aeg erineb oluliselt sõidupiletil, kinnitusel või pardakaardil olevast ajast, siis tuleb esitada pileti müünud ettevõtja või vedaja antud dokument tegelike väljumis- ja saabumisaegade kohta. Kui lähetusse minnakse isikliku sõidukiga või tellitud transpordiga, siis võib erandkorras välisriiki ja välisriigist saabumist kinnitada mobiilsideoperaatori lühisõnum leviala riigi muutuse kohta.

(11) Kui isikliku sõiduki kulu hüvitatakse kuludokumendi alusel, siis peab aruandes välja tooma sõidu marsruudi, läbitud kilomeetrid kokku ja sõiduki keskmise kütusekulu 100 km kohta. Kuludokumendi kuupäev ei tohi erineda lähetuses perioodist üle viie kalendripäeva.

(12) Lähetuskulu, millest on maha arvatud saadud avanss, sh välislähetuse päevaraha, kantakse lähetatud isiku arveldusarvele hiljemalt lähetuse aruande Envoice keskkonnas kinnitamisele järgneva kolme tööpäeva jooksul.

(13) Lähetuskulude avansi kasutamata osa tuleb lähetataval tagastada hiljemalt lähetuse aruande Envoice keskkonnas kinnitamisele järgneva kolme tööpäeva jooksul.

(14) Siselähetuse aruannet ei pea esitama, kui lähetuskulusid ei tekkinud.

(15) Aruandekohustuslikku isikut ei tohi lähetada järgmisele lähetusele, kui aruandekohustuslikul isikul on tähtajaliselt esitamata lähetusaruandeid.