Kehtna valla raamatupidamise sise-eeskiri Art. 8Algdokumentide ja rahaliste ülekannete kontrollimine

(1) Algdokument on tõend, mille sisu ja vorm peavad vajaduse korral võimaldama kompetentsele ja sõltumatule osapoolele tõendada majandustehingu toimumise asjaolusid ja tõepärasust.

(2) Kui seaduses või selle alusel antud määruses ei ole sätestatud teisiti, peab algdokument sisaldama majandustehingu kohta vähemalt järgmisi andmed:

1) toimumisaeg;

2) majandusliku sisu kirjeldus;

3) arvnäitajad (kogus, hind, summa).

(3) Ametiasutus kasutab Kehtna valla asutuste ostuarvete vastuvõtmiseks e- arvete operaatorit, mis ühendab endas e- arvete saatjad, saajad ning nende kasutatavad majandustarkvarad.

(4) Reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamises koostatud raamatupidamisõiend. Raamatupidamisõiendil asendab tehingu osapoolte nimed ja asu- või elukoha aadressid algdokumendi koostaja nimi.

(5) Kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning neid allkirjastavad kulusid tegema eelarve vastutav täitja ja raamatupidaja.

(6) Ametiasutuse hallatavates asutustes on kulusid tegema volitatud isikuks eelarve täitmise eest vastutaja ehk asutuse juht. Kui asutuse juht viibib töölähetuses või temaga on tööleping peatatud, on kulusid tegema volitatud isikuks asutuse juhi määratud isik.

(7) Volitatud isik vastutab, et:

1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele;

3) tehing on õiguspärane;

4) tehing on kooskõlas Kehtna valla eelarvega;

5) tehingu kohta dokumendil esitatud andmed on kontrollitud vastavalt dokumentide kontrollimise nõuetele ja kinnitatud selleks volitatud isiku poolt;

6) dokument jõuaks raamatupidamisse õigeaegselt ja sellele oleks märgitud selgitused, milleks kulu tehti, kui see ei kajastu dokumendi sisus.

(8) Raamatupidamisega tegelevad töötajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja ülekande dokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamise infosüsteemi:

1) tehingu kooskõla eelarve täitmise jälgimise põhimõtetega;

2) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja muude arvestusobjektide koodide õigsuse;

3) maksetähtpäeva ja tehingu summad

4) tekkepõhise perioodi;

5) tehingu vastaspoole andmed;

6) arvete korral nende vastavuse käibemaksuseadusele;

7) asjaolu, kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud.

(9) Vastavalt ASFA juhendi § 15 lõikele 5 peavad dokumentide kontrollimise nõuded tagama volitatud (allkirjaõigusliku) isiku ja raamatupidamisega tegeleva teenistuja lahususe. Iga algdokument peab olema allkirjastatud nii volitatud isiku kui ka raamatupidamisega tegeleva teenistuja poolt.

(10) Rahaliste ülekannete tegemisel osalevad võimalusel kaks isikut. Sularaha väljamineku orderi kinnitab lisaks kassa eest vastutavale isikule ka finantsjuht või pearaamatupidaja.

(11) Raamatupidamise algdokumendi allkirjaks loetakse:

1) paberkandjal dokumendil omakäeline allkiri;

2) digitaalallkiri;

3) dokumendi menetlemiseks ette nähtud infotehnoloogilises süsteemis antud kooskõlastus või kinnitus, kui seda on võimalik elektrooniliselt säilitada ning kui kooskõlastuse või kinnituse andjat ja selle andmise kuupäeva on võimalik dokumendi säilitustähtaja jooksul tuvastada.

(12) Maksete ülekandmise tingimused peavad reeglina andma võimaluse tasuda 14 kuni 30 päeva jooksul peale kauba, teenuse või muu hüve saamist.

(13) Ettemaksete tasumist võimaluse korral välditakse.