Kohila valla raamatupidamise sise-eeskiri Art. 11Algdokumentide ja rahaliste ülekannete kontrollimine

(1) Raamatupidamise algdokument on majandustehingu toimumist kinnitav kirjalik või kirjalikku taasesitamist võimaldav tõend, millel peavad olema vähemalt järgmised rekvisiidid:

1) dokumendi nimetus ja number;

2) koostamise kuupäev;

3) tehingu majanduslik sisu;

4) tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa);

5) tehingu osapoolte nimed;

6) tehingu osapoolte asu- või elukoha aadressid;

7) majandustehingut kirjendavat raamatupidamiskohustuslast esindava isiku allkiri (allkirjad), mis kinnitab (kinnitavad) majandustehingu toimumist;

8) vastava raamatupidamiskirjendi järjekorranumber.

(2) Raamatupidamises kasutatavad algdokumendid on:

1) arved (müügi- ja ostuarved);

2) saatelehed, aktid (sh vara arvele võtmine ja maha kandmine);

3) kassadokumendid (sissetuleku ja väljamineku orderid jms sularaha algdokumendid);

4) pangakontode väljatrükid;

5) majanduskulude ja lähetuskulude aruanded;

6) palgaarvelduse jaoks vajalikud dokumendid;

7) lepingud;

8) toiduladude aruanded;

9) sotsiaaltoetuste väljamakselehed ja maksefailid STAR programmist;

10) lasteaedade nimekirjad (sh lasteaias viibimised ja toidukorrad);

11) vallavanema käskkirjad, vallavalitsuse korraldused, volikogu otsused.

(3) Reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamises koostatud raamatupidamisõiend.

(4) Kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning allkirjastatud raamatupidaja ja volitatud isiku poolt. Volitatud isik ametiasutuses on vallavanema käskkirjaga või vallavalitsuse korraldusega määratud isik, kes on volitatud tegema tehinguid eelarves määratud summade piires ja eelarveartiklite ning tegevusalade lõikes. Dokumentide kontrolli nõuded peavad tagama volitatud (allkirjaõigusliku) isiku ja raamatupidamise üksuse töötaja isiku lahususe.

(5) Vastutavaks isikuks kulude kinnitamisel asutuses on asutuse juht või tema poolt kirjalikult volitatud isik.

(6) E- arvekeskuses märgib ametiasutuse või asutuse vastutav isik kululiigi (vajadusel täpsustab tehingu sisu ja täiendab projekti koodiga) ja lisab kinnituse.

(7) Kuludokumenti raamatupidamisregistrisse sisestav raamatupidaja märgib kulukonto ja ühtlasi ka kontrollib vastutava isiku poolt märgitud kululiigi õigsust. E-arvekeskuse kaudu liikuvaid dokumente kontrollib samuti raamatupidamisregistrisse importiv raamatupidaja ning ebaõige puuduva selgituse/kommentaari korral suunab arve tagasi kinnitusringile (eelmisele kinnitajale).

(8) Kuludokumente alla 5000 euro ja asutuste kuludokumente maksumusega 2000 eurost kuni 5000 euroni kinnitab lisaks vastutavale isikule ka finantsjuht.

(9) Kuludokumente maksumusega üle 5000 euro kinnitab lisaks finantsjuhile ka vallavanem.

(10) Vastutav isik vastutab, et:

1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele;

3) tehing on seaduspärane ja vajalik;

4) tehing on kooskõlas eelarvega;

5) tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsete tehingute tingimustele;

6) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist;

7) dokument jõuaks raamatupidamisse õigeaegselt ja sellele oleks märgitud selgitused, milleks kulu tehti, kui see ei kajastu dokumendi sisus, näiteks investeerimiskulude puhul oleks investeeringu maksumus eraldi kajastatud (aktil).

(11) Rahaliste ülekannete tegemisel osaleb võimalusel kaks isikut. Ostuarveid sisestavad/impordivad programmi PMen arvelduste moodulisse ja sealt kassa/panga moodulisse erinevad raamatupidajad vastavalt tööjaotusele. Panga maksekorralduste suunamiseks kassa/panga moodulist ärikliendi internetipankadesse teostavad need töötajad, kellele on pankades antud vastavad õigused. Palgaprogrammi moodulist imporditakse tasud otse kassa/pank moodulisse.

(12) Maksete ülekandmise tingimused peavad reeglina andma võimaluse tasuda 14 kuni 30 päeva jooksul pärast kauba, teenuse või muu hüve saamist, kuna makse sooritajal peab jääma aega alusdokumentide nõuetekohaseks kontrollimiseks ning rahavoogude planeerimiseks. Ettemaksete tasumist võimaluse korral välditakse. Rahalisi ülekandeid teostatakse reeglina maksetähtpäevadel.

(13) Raamatupidamise algdokumendi allkirjaks loetakse:

1) omakäeline allkiri paberkandjal dokumendil;

2) digitaalallkiri;

3) dokumendi menetlemiseks ette nähtud infotehnoloogilises süsteemis antud kooskõlastus või kinnitus, kui seda on võimalik elektrooniliselt säilitada ning kui kooskõlastuse või kinnituse andjat ja selle andmise kuupäeva on võimalik dokumendi säilitustähtaja jooksul tuvastada.