Muhu Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri Art. 7Varade ja arvelduste inventeerimine

(1) Asutuses viiakse läbi korralisi ja erakorralisi inventuure.

(2) Varade, vahendite ja võlgnevuste korralised inventuurid viiakse läbi järgmisteks tähtaegadeks:

1) sularahakassa inventuur – ootamatu kontroll vähemalt 2 korda aastas ja inventuur aasta lõpus;

2) pangakontode inventeerimine – tehingute toimumise päevadel või kord kuus;

3) maksunõuded ja –kohustused – bilansisaldode võrdlus maksuameti kontokaartidega e-Maksuameti infosüsteemist vähemalt iga kvartali lõpus, vahede selgitamine ja likvideerimine;

4) nõuete ja tehtud ettemaksete inventuur – igakuiselt allregistrite võrdlus bilansisaldodega ja vähemalt iga kvartali lõpul aegunud nõuete allahindlused ning aasta lõpu seisuga saldokinnituskirjad kõikidelt olulistelt deebitoridelt;

5) varude inventuur – füüsiline inventuur vähemalt üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga või kuni 2 kuud enne aruandeaasta lõppu ja hinnang väheliikuvate varude allahindluse vajaduse kohta; toiduainete füüsiline inventuur seoses tarbimisperioodi erisusega viia läbi enne uue tarbimisperioodi algust;

6) materiaalne põhivara ja kinnisvarainvesteeringud – füüsiline inventuur vähemalt üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga (hooned ja rajatised inventeeritakse 2 aastase perioodi jooksul) või kuni 2 kuud enne aruandeaasta lõppu;

7) muud varad – inventuur vähemalt üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga või kuni 2 kuud enne aruandeaasta lõppu, kasutades sobivaid meetodeid, mis kinnitaksid vara olemasolu ning kajastatud väärtuse õigsust;

8) kohustised ja saadud ettemaksed – igakuiselt allregistrite võrdlus bilansisaldodega; aasta lõpu seisuga saldokinnituskirjad kõikidelt olulistelt kreeditoridelt;

9) riigi konsolideerimisgrupi üksuste omavahelised saldod – erinevuste võrdlus e-posti teel.

(3) Erakorralised inventuurid viiakse läbi varguste ja riisumiste juhtude avastamisel ning peale tulekahju (viivitamata) ja materiaalselt vastutavate isikute vahetumisel.

(4) Inventuuri ulatus, põhjus, inventeerimiskomisjoni koosseis ja lõplike allkirjastatud tulemuste esitamise kuupäev fikseeritakse inventeerimise käskkirjaga. Ametijuhendiga määratud isik edastab käskkirja inventeerimiskomisjoni esimehele ja juhendab teda inventuuri läbiviimisele esitatud nõuetest. Inventeerimiskomisjoni esimees teeb käskkirja sisu teatavaks teistele inventeerimiskomisjoni liikmetele ja korraldab inventuuri nõuetekohase läbiviimise.

(5) Inventuuri läbiviimine on kohustuslik materiaalselt vastutava ametniku teenistussuhte või töötaja töölepingu (edaspidi ühiselt teenistuja) ja materiaalse vastutuse lõppemisel.

(6) Materiaalselt vastutav on teenistuja, kes teenistusülesannete täitmise käigus vastutab valla asutusele kuuluvate rahaliste ja muude materiaalsete väärtuste vastuvõtmise, hoidmise, väljastamise või kasutamise eest.

(7) Sularaha inventuuri käigus loetakse üle kogu ametiasutuse kassas olev sularaha. Inventuuri tulemuste kohta koostatakse sularaha inventuuri akt, mis allkirjastatakse inventuuri osaliste poolt ning edastatakse ametijuhendiga määratud isikule . Ametijuhendiga määratud isik kontrollib sularaha inventuuri akti vastavust raamatupidamises kajastuva sularaha saldoga. Inventuuriakt kinnitatakse ametijuhendiga määratud isik poolt allkirja ja võrdluskuupäeva lisamisega.

(8) Pangakontode jääkide kontrolli teostamine vormistatakse pangaväljavõttel vastava märkega ja allkirja lisamisega.

(9) Maksunõuded ja -kohustised võrreldakse e-Maksuameti infosüsteemis. Tehakse kontokaartide väljatrükid, erinevuste korral selgitatakse vahed ja need likvideeritakse.

(10) Nõuete ja ettemaksete inventeerimisel tuleb minimaalselt läbi viia järgmised protseduurid:

1) nõuete periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi;

2) nõuete laekumise tõenäosuse hindamine ja vajadusel allahindluse kajastamine;

3) välisvaluutas fikseeritud nõuete ümberhindlus bilansipäeval kehtiva Eesti panga valuutakursi alusel;

4) nõuete klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks;

5) intressikandvate nõuete tekkepõhine intressiarvestus;

6) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega.

(11) Nõuete ja kohustuste inventuuri viib läbi nõuetega tegelev ametijuhendiga määratud isik, kes koostab ning saadab deebitoridele ja kreeditoridele saldoteatised alates 50 €. Saldoteatistest jääb koopia.

(12) Nõuete ja ettemaksete inventuurileheks on arvelduste igakuine väljatrükk. Erinevuste kohta koostatakse võrdlusleht, kus on ära toodud järgmised andmed:

1) andmed deebitoride ja kreeditoride kohta;

2) nõuete ja ettemaksete summad;

3) nõuete ja ettemaksete summad tagastatud saldoteatistelt;

4) erinevused raamatupidamise ja kinnitatud andmete vahel ja erinevuste tekkepõhjused;

5) inventuuri läbiviimise aeg, koht ja läbiviija allkiri.

(13) Võrdluslehte säilitatakse koos tagastatud saldoteatistega ja nende teatiste koopiatega, millele vastust ei saadud.

(14) Varude inventuuri viib läbi asutuse juhi käskkirjaga moodustatud vähemalt kaheliikmeline komisjon (edaspidi komisjon). Inventeerimisele kuuluvate varude vastuvõtmise, hoidmise, väljastamise või kasutamise eest materiaalselt vastutav teenistuja osaleb inventuuri läbiviimisel selgituste andjana.

(15) Komisjon viib läbi varude loendamise ning kannab tulemused inventuurilehele, mis sisaldab alljärgnevaid rekvisiite ja andmeid:

1) varude kood või lao inventarinumber (kui on olemas);

2) varude lühiiseloomustus (nimi, seerianumber jne), mille eesmärgiks on muuta kergemaks toote tunnistamine inventuuri käigus;

3) mõõtühik, millega varusid arvestatakse;

4) inventuuri läbiviimise aeg ja koht;

5) komisjoni koosseisu kuuluvate isikute nimed ja ametikohad;

6) komisjoni liikmete allkirjad.

(16) Komisjon viib läbi varude loendamise või kaalumise ja kannab tulemused inventuurilehele. Kui inventuuri käigus avastatakse vananenud, kasutuskõlbmatuid, riknenud või seisma jäänud varusid, eristatakse need teistest ja informatsioon selle kohta kajastatakse lugemislehtedel. Kui lugemisleht on lõpetatud, dateeritakse ja allkirjastatakse see lugejate poolt. Allkirjastatud lugemislehel olevad inventuuri tulemused sisestatakse inventuuri nimekirja ja märgitakse ära erinevused. Erinevuste korral koostatakse inventuuri lõppakt, mis allkirjastatakse asutuse juhi ja finantsjuhi poolt ning milles on esitatud informatsioon:

1) leitud erinevuste kohta koguseliselt ja rahaliselt koos kommentaaridega;

2) kokkuvõte allahindlust vajavate nimetuste kohta;

3) komisjoni ettepanek korrektuuride sisseviimiseks raamatupidamises.

(17) Leitud puudujäägid tuleb alla hinnata ning ülejäägid võtta arvele nullväärtuses. Puudujäägi korral kirjutab materiaalselt vastutav isik seletuskirja mis lisatakse lõppaktile ning süüdlaste olemasolul tuleb puudujäägid neilt sisse nõuda.

(18) Allkirjastatud lõppaktide põhjal tehakse vajadusel korrektuurid raamatupidamise andmetesse. Kinnipidamisele kuuluvad puudujäägid võetakse kuni tasumisele arvele.

(19) Komisjon teeb ettepaneku varude allahindluseks, kui:

1) varud on riknenud või nende füüsiline seisund on halvenenud;

2) teatud varuobjekte pole pikema aja vältel suudetud kasutada ning eksisteerib kahtlus, kas neid suudetakse realiseerida mõistliku aja vältel.

(20) Allahinnatavate varuobjektide nimekiri esitatakse asutuse juhile. Nimekirjas näidatakse ära varuobjektide soetusmaksumus ja neto realiseerimismaksumus ning allahindluse põhjus. Varude allahindluse kinnitab asutuse juht ja annab korralduse ametijuhendiga määratud isikule koos allahinnatavate varuobjektide nimekirjaga.

(21) Materiaalse põhivara ja kinnisvarainvesteeringute füüsiline inventuur toimub sarnaselt varude inventuurile. Inventuuri viib läbi tegevjuhi käskkirjaga moodustatud 3 liikmeline komisjon (edaspidi inventeerimiskomisjon).

(22) Ettetäidetud lugemislehtedel võib kajastada kogused ja maksumused. Lisaks protseduuridele, mis on sarnased varude inventeerimisega:

1) hinnatakse kinnisvarainvesteeringute ja materiaalse põhivara ümberhindluse teostamise vajadust;

2) inventuuri lõppaktis tuuakse eraldi välja kasutuskõlbmatu ja kasutuses mitteolev põhivara;

3) veendutakse materiaalse põhivara amortisatsioonimäärade õigsuses.

(23) Lõppakti toodud märkuste põhjal tuleb vajadusel koostada kinnisvara hindamise, põhivara mahakandmise, allahindluse ja ümberhindluse aktid, mille põhjal koostab raamatupidamine materiaalse põhivara ja kinnisvarainvesteeringute korrigeerimiskanded.

(24) Muude varade inventeerimine viiakse läbi sarnaselt varude inventeerimisega.

(25) Kohustiste inventeerimisel viiakse läbi järgmised protseduurid:

1) kohustiste periodiseerimine arvestades tekkepõhisuse printsiipi;

2) välisvaluutas fikseeritud kohustiste (v.a. ettemaksud) ümberhindlus bilansipäeval kehtiva Eesti Panga valuutakursi alusel;

3) kohustiste klassifitseerimine lühi- ja pikaajalisteks;

4) intressikandvate kohustiste puhul tekkepõhine intressiarvestus;

5) maksukohustiste võrdlemine Maksuameti väljavõtetega;

6) saldokinnituste saatmine ja saabunud vastuste võrdlus raamatupidamise andmetega;

7) eraldiste ja potentsiaalsete kohustiste hindamine ja arvele võtmine.

(26) Kohustuste inventuurileheks on arvelduste koondi väljatrükk. Erinevuste kohta koostatakse võrdlusandmik.