Tapa Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri Art. 16Ostuarvete elektrooniline käive ja kinnitamine

(1) Tarnijatega sõlmitud lepingute ja operatiivselt tellitavate tööde, teenuste ning kaupade arvete koostamiseks edastatakse tarnijale järgmine informatsioon:

1) arvete saatmiseks asutuse registrikood ja XML vormingus arvete operaator on Finbit;

2) ostja ehk arve saaja on ametiasutus või hallatav asutus, kelle eelarvest antud kulu kaetakse, arve maksjaks on Tapa Vallavalitsus;

3) riigi raamatupidamiskohustuslaselt kaupu või teenuseid soetades on Tapa vallavalitsuse tehingupartneri kood 273101;

4) kauba või teenuse tellinud kontaktisiku nimi.

(2) Ostuarved digitaliseeritakse, kinnitatakse ja klassifitseeritakse vastavalt raamatupidamis-konto liigendusele e-arvete keskkonnas ja imporditakse pärast lõppkinnitaja kinnitust raamatupidamistarkvarasse.

(3) Ostuarvete menetlemisel ja kinnitamisel juhindutakse alljärgnevatest põhimõtetest:

1) arveid saadab kinnitusringile finantsosakonna töötaja;

2) hallatava asutuse arved saadetakse kinnitamiseks vastava hallatava asutuse juhile või eelnevale kinnitusele tema poolt kirjalikult määratud isiku(te)le.

(4) Arvete kinnitusringile saatja suunab arve kinnitamisele ning arvele märgib vajalikud tunnused (tegevusala kood, kulu liik, raamatupidamiskonto ja projekti tunnuse) kinnitaja, vajadusel kommenteerib arve sisu. Kui kulu või tulu on seotud lepinguga, siis tuleb ostuarve juurde märkida ka lepingu registreerimise number dokumendihaldussüsteemis. Seejärel suunatakse arve järgmis(t)ele kinnitaja(te)le vastavalt eelarve tegevuskulude täitmise eest vastutajatele. Lõpuks suunatakse arve kinnitusringi alustajale, kes lisab vajadusel majanduslikku sisu kajastavad puuduolevad tunnused vastavalt kontoplaanile ning vajadusel finantsinfo liigendamiseks vajalikud rahavoo-, allika- ja projektikoodid jmt. Täiendavate dokumentide olemasolul lisab kinnitaja need e-arvete keskkonnas oleva arve juurde (nt leping, tööde vastuvõtu akt, koolitusel osalejate nimekiri, toitlustatavate nimekiri jmt).

(5) Allkirja või kinnitusega algdokumendil kinnitab eelarve vastutav täitja, et dokument kajastab majandustehingut õigesti; dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele, hinnapakkumustele jmt; teenus on kätte saadud või kaup vastu võetud; tehing on seaduspärane ja vajalik; tehing on kooskõlas eelarvega; tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsete tehingute tingimustele ja tehing on kooskõlas riigihangete seadusega; kokkulepete sõlmimisel on lähtutud säästlikkuse printsiibist; eelarve vastutav täitja annab nõusoleku majandustehingu kirjendamiseks raamatupidamisarvestuses ja rahalise ülekande teostamiseks.

(6) Kui ostuarve ei vasta kokkulepitud tingimustele, lükatakse dokument koos selgitusega tagasi, peale seda informeeritakse sellest finantsosakonda. Tagasilükatud ostuarve tagastab finantsosakond arve esitajale.

(7) Kui ostuarve on suunatud kinnitajale, kelle vastutusvaldkonda arve ei kuulu, siis suunab ta arve tagasi kinnistusringi alustajale.

(8) ) Kinnitaja peab ostuarve kinnitama, edasi suunama või tagasi lükkama hiljemalt 3 tööpäeva jooksul peale kinnitusteate saabumist. Kui kinnitaja on puhkusel, töölähetuses või muudel põhjustel töölt eemal, peab ta selleks perioodiks e-arvete keskkonnas asendaja määrama.