Tapa Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri Art. 13Algdokumentide andmed ja rahaliste ülekannete kontrollimine

(1) Raamatupidamise algdokument on tõend, mille sisu ja vorm peavad vajaduse korral võimaldama kompetentsele ja sõltumatule osapoolele tõendada majandustehingu toimumise asjaolusid ja tõepärasust.

(2) Raamatupidamise algdokumentideks võivad olla:

1) müügi- ja ostuarved ja nende aluseks olevad esildised;

2) saatelehed, üleandmis- ja vastuvõtuaktid;

3) lasteaias viibimise päeva- ja toidutabelid;

4) kassadokumendid (sissetuleku/väljamineku orderid) või muud sularaha sisse- või väljamakset tõendavad maksedokumendid;

5) aruandekohustuslike isikute kuluaruanded (avansi- ja töölähetusaruanded, sõidupäevikud vms);

6) töötasu määramise dokumendid (tööaja arvestuse tabelid, käskkirjad, lepingud);

7) pangakonto väljavõtted;

8) aktid (vara arvele võtmine, mahakandmine, ümberhindlus, inventuurid);

9) lepingud ja/või lepingute alusel koostatud käskkirjad, esildised, õiendid;

10) raamatupidamisõiendid;

11) avaldused;

12) sihtfinantseerimise teatised;

13) toetuste esildised ja otsused;

14) volikogu otsused, vallavalitsuse korraldused, vallavanema käskkirjad;

15) hallatava asutuse juhi käskkirjad.

(3) Kui seaduses või selle alusel antud määruses ei ole sätestatud teisiti, peab algdokument sisaldama majandustehingu kohta vähemalt järgmisi andmed:

1) toimumisaeg;

2) majandusliku sisu kirjeldus;

3) arvnäitajad (kogus, hind, summa).

(4) Ametiasutus kasutab kõiki valla asutuste ostuarvete vastuvõtmiseks e-arvete operaatorit, mis ühendab endas e-arvete saatjad, saajad ning nende kasutatavad majandustarkvarad. Ostuarved esitatakse ametiasutuse raamatupidamisele läbi operaatori eelistatavalt masinloetavate arvetena xml faili kujul.

(5) Reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamises koostatud raamatupidamisõiend.

(6) Sisekontrollist tulenevalt peavad kõik kuludokumendid olema kontrollitud ning need allkirjastavad kulusid tegema volitatud isik ja raamatupidaja. Euroopa Liidu struktuurifondide toetuste kasutamist kajastavad kuludokumendid peab kontrollima ja allkirjastama ka projekti töögrupi juhid.

(7) Ametiasutuses määratakse kulusid kinnitama volitatud isikud. Kui volitatud isik viibib teenistuslähetuses või tema avaliku võimu teostamise õigus on peatatud või kui tehingu tegemiseks on kehtestatud toimingupiirang korruptsioonivastases seaduses sätestatud alustel, siis on volitatud isiku pädevuses olevaid kulusid õigus kinnitada vastavat volitatud isikut vallavanema käskkirjaga asendama määratud isikul või vallavanemal endal.

(8) Ametiasutuse kuludokumendid peab lisaks kulusid tegema volitatud isikule kinnitama ka vallavanem kui ametiasutuse juht.

(9) Ametiasutuse hallatavates asutustes on kulusid kinnitama volitatud isikuks asutuse juht. Kui asutuse juht viibib töölähetuses või temaga on tööleping peatatud, on kulude kinnitamiseks volitatud isikuks asutuse põhimääruses nimetatud isik. Kui asutuse põhimääruses asutuse juhi asendamine on sätestamata, on kulusid kinnitama volitatud isikuks asutuse juhi poolt kirjalikult määratud isik.

(10) Vallavalitsuse korraldusega kehtestatakse majanduskulude (kontogrupp 55) jagamise proportsioonid hoonetele, mida kasutavad mitu valla asutust ja mille kohta esitatakse ühine arve. Iga asutuse volitatud isik kinnitab oma kulu osa.

(11) Volitatud isik vastutab, et:

1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele;

3) tehing on õiguspärane;

4) tehing on kooskõlas Tapa valla eelarvega;

5) tehingu kohta dokumendil esitatud andmed on kontrollitud vastavalt dokumentide kontrollimise nõuetele ja kinnitatud selleks volitatud isiku poolt;

6) dokument jõuaks raamatupidamisse õigeaegselt ja sellele oleks märgitud selgitused, milleks kulu tehti, kui see ei kajastu dokumendi sisus.

(12) Ametiasutuse finantstöötajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja ülekande dokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamise infosüsteemi:

1) tehingu kooskõla eelarve täitmise jälgimise põhimõtetega;

2) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja muude arvestusobjektide koodide õigsuse;

3) maksetähtpäeva ja tehingu summad;

4) tekkepõhise perioodi;

5) tehingu vastaspoole andmed;

6) arvete korral nende vastavuse käibemaksuseadusele;

7) asjaolu, kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud.

(13) Vastavalt FA juhendi § 15 lõikele 5 peavad dokumentide kontrollimise nõuded tagama volitatud (allkirjaõigusliku) isiku ja raamatupidamisega tegeleva ametniku või töötaja lahususe. Iga algdokument peab olema allkirjastatud nii volitatud isiku kui ka raamatupidamisega tegeleva ametniku või töötaja poolt.

(14) Rahaliste ülekannete tegemisel osaleb kaks isikut. Sularaha väljamineku orderi kinnitab lisaks kassa eest vastutavale isikule ka asutuse juht.

(15) Raamatupidamise algdokumendi allkirjaks loetakse (FA juhendi § 15 lõige 9):

1) paberkandjal dokumendil omakäeline allkiri;

2) digitaalallkiri;

3) dokumendi menetlemiseks ette nähtud infotehnoloogilises süsteemis antud kooskõlastus või kinnitus, kui seda on võimalik elektrooniliselt säilitada ning kui kooskõlastuse või kinnituse andjat ja selle andmise kuupäeva on võimalik dokumendi säilitustähtaja jooksul tuvastada.

(16) Maksete ülekandmise tingimused peavad reeglina andma võimaluse tasuda maksed kuni 30 päeva jooksul pärast kauba, teenuse või muu hüve saamist.

(17) Ettemaksete tasumist võimaluse korral välditakse.

(18) Tuludokumendi aktsepteerib üldjuhul majandustehingu kirjendaja.