Raamatupidamise sise-eeskiri Art. 3Raamatupidamisega seotud infosüsteemid

(1) Paide linnale kui raamatupidamiskohustuslasele pandud finantsarvestuse ning aruandluse tagamiseks kasutatakse järgmisi raamatupidamisega seotud infosüsteeme (edaspidi infosüsteem ):

1) raamatupidamistarkvara PMen;

2) arvete ja kuluaruannete menetlemiseks ning e-arvete saatmiseks ja saamiseks Paide linnaga lepingulises suhtes oleva arvekeskkonna operaatori veebipõhist arvekeskust (edaspidi e- arvekeskus), mis on liidestatud raamatupidamistarkvaraga;

3) eelarvestamisprotsessi ning eelarve täitmist toetavat infosüsteemi VeeRa, mis on liidestatud raamatupidamistarkvaraga;

4) krediidiasutustega arveldamiseks Paide linnaga lepingulises suhtes oleva krediidiasutuse arvelduskeskkonda.

(2) Infosüsteeme kasutatakse Paide linna raamatupidamisega seotud andmete ning varade ja finantsarvestuse ja -aruandlusega seotud andmete kogumiseks, edastamiseks ja säilitamiseks.

(3) Infosüsteemidesse sisestatud andmete omanik on Paide linn ja infosüsteemide vastutav töötleja on ametiasutus. Infosüsteemide volitatud töötlejad on:

1) andmekogu pidamist või infosüsteemi kasutamist võimaldava tarkvara omanik (arendaja);

2) andmekogu või infosüsteemi sisestatud andmete majutaja;

3) isik, kellele avalike ülesannete täitmiseks sõlmitud lepingust tulenevalt tagatakse raamatupidamise infosüsteemidele juurdepääs.

(4) Andmeandjad on ametiasutus ja hallatavad asutused ning teised riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutused ning füüsilised ja juriidilised isikud, kellel on seadustest tulenevalt kohustus raamatupidamisega seotud algdokumente või teavet esitada.

(5) Raamatupidamistarkvara PMen (edaspidi PMen) abil täidab Paide linn raamatupidamise seaduse, üldeeskirja ja RTJ nõuetega avaliku sektori raamatupidamisele ning finantsaruandlusele ja eelarve täitmisele kehtestatud nõudeid. PMen-i kantakse järgmised andmed:

1) andmed kassa ja panga kohta ehk raha liikumist kirjeldavad andmed (arvete tasumine, nõuete laekumine);

2) andmed arvelduste kohta (võlad ja ettemaksed);

3) pearaamatu andmed (koond);

4) eelarve andmed;

5) andmed Paide linna asutuste töötajatele, ametnikele ning kohaliku omavalitsuse organi liikmetele arvestatud palga, hüvitiste, tasude ning erisoodustuste ja tasudelt kinnipidamiste kohta;

6) Paide linna põhivara nimekirjad koos kulumi arvestusega;

7) andmed Paide linna varade liikumise kohta koos koguselise arvestusega;

8) andmed esitatud ja saabunud arvete kohta;

9) andmed Paide linna asutuste personali ning kohaliku omavalitsuse tööorganite liikmete kohta (isikute ees- ja perekonnanimi, isikukood, elukoht, arvelduskonto number jne).

(6) E-arvekeskus on infosüsteem masintöödeldavate elektrooniliste arvete edastamiseks, kinnitamiseks, vastuvõtmiseks ja säilitamiseks ning sidumiseks PMen-iga. E-arvekeskuse kaudu liikuvate arvete (tarnijate ostuarved, ostjatele esitatavad müügiarved jms) edastamisel ja vastuvõtmisel kantakse infosüsteemi järgmised andmed:

1) arve saaja ning saatja nimi või nimetus (füüsilise isiku ees- ja perekonnanimi, juriidilise isiku või asutuse nimetus);

2) arve saaja või saatja isikukood või registrikood;

3) juriidilise isiku puhul KMKR number;

4) arvelduskonto IBAN kujul;

5) kauba nimetus, kogus, hind, käibemaks.

(7) VeeRa on infosüsteem eelarvestamiseks ning eelarve täitmise jälgimiseks eelarve vastutavatele täitjatele.

(8) Krediidiasutuse arvelduskeskkond on vastava krediidiasutuse (panga) tagatud elektrooniline võimalus teha krediidiasutuses tehinguid, jälgida Paide linna arveldukontodelt raha liikumist ning suhelda krediidiasutusega. Krediidiasutuse arvelduskeskkonna kaudu liiguvad pangaülekanded juriidilistele ja füüsilistele isikutele. Pankade arvelduskeskkonnad on liidestatud PMen-iga.

(9) Nimetatud infosüsteemid on andmebaasid Paide linna asutuste sisemiseks töökorralduseks vajaliku teabe kogumiseks ja säilitamiseks ning nimetatud infosüsteemides tagatakse andmetele juurdepääs ainult Paide linna asutuste töötajatele või isikutele ja asutustele, kellel on seadusest tulenevalt õigus infosüsteemides olevat teavet saada.

(10) Infosüsteemide kasutamine korraldatakse lepingute ja asutuse sisemise töökorraldusega.

(11) Infosüsteemides tagatakse teabele juurdepääs lähtuvalt ametniku või töötaja tööülesannetest. Eeskätt kasutavad raamatupidamise infosüsteeme ametiasutuses finantsosakonna teenistujad.

(12) Infosüsteemides VeeRa ja e-arvekeskus on andmete töötlejateks ka hallatavate asutuste juhid ning nende määratud töötajad.

(13) Infosüsteemides säilitatakse teave vastavalt raamatupidamist reguleerivatele õigusaktidele ja ametiasutuse dokumentide liigitusskeemis määratud tähtajale.

(14) Infosüsteemide turvameetmed tagatakse infosüsteemi omanikuga sõlmitud lepingu ning ametiasutuse sisemise töökorraldusega, sealhulgas küberturvalisuse nõuetega.