Raamatupidamise sise-eeskiri Art. 10Ostuarvete elektrooniline kinnitamine

(1) Enne majandusinformatsiooni kajastamist finantsarvestuses osalevad ostuarvete õigsuse kontrollimisel eelarve vastutajad.

(2) Ostuarved digitaliseeritakse, kinnitatakse ja klassifitseeritakse vastavalt finantsinfo liigendusele e-arvekeskuses ning imporditakse finantstarkvarasse peale arve kinnitamist viimase kinnitaja poolt.

(3) Ostuarvete menetlemisel ja kinnitamisel juhindutakse alljärgnevatest põhimõtetest:

1) arveid saadab kinnitusringile ametiasutuse teenistuja, kes määrab kinnitusringi;

2) vastutav isik märgib arvele kulu eesmärki ja majanduslikku sisu kajastavad tunnused (tegevusala ja kulu liigi) vastavalt kontoplaanile, lisab finantsinfo liigendamiseks täiendavaid tunnuseid (subjektid jms) ning lisab kommentaariks majandustehingut täpsustava selgituse;

3) kui täpsustav informatsioon eelarve klassifikaatori kohta erineb esialgsest, siis korrigeerib seda volituste piires vastutav isik või finantsosakonna teenistuja;

4) vastutav isik lisab vajadusel arve juurde täiendavaid dokumente (nimekiri, leping, vastuvõtu akt jne);

5) arve lõppkinnitajaks on finantsosakonna juhataja või pearaamatupidaja, kes suunab selle eksportimiseks raamatupidamisprogrammi.

(4) Ostuarve aktsepteerimisega vastutav isik:

1) kinnitab, et kulutus on põhjendatud ja vajalik, et kulutus on tehtud kinnitatud eelarve vahendite piires ning kooskõlas eelarves kinnitatud eelarveaasta eesmärkidega;

2) vastutab, et ostuarve vastab algdokumendile esitatavatele nõuetele, kajastab majandustehingut õigesti, kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele, majandustehingu mõistmiseks vajalik lisainfo on lisatud arve manusesse;

3) annab nõusoleku majandustehingu kirjendamiseks raamatupidamis, eelarve täitmises ja tarnijale ülekande tegemiseks vastavalt maksetähtajale ja makse saaja andmetele.