Väike-Maarja valla asutuste ühtne dokumendihalduskord Art. 11Teabe registreerimise kohustus

(1) Asutus on kohustatud tagama oma ülesannete täitmisel loodud ja saadud teabe registreerimise hiljemalt dokumendi allkirjastamise, teabe saabumise või väljasaatmise või suulise taotluse protokollimise päeval või sellele järgneval tööpäeval.

(2) Kui suulisele pöördumisele antakse viivitamata suuline vastus, siis ei pea pöördumist registreerima.

(3) Asutuses ei registreerita järgmist teavet:

1) valele või märkimata adressaadile saabunud teavet, mis edastatakse õigele adressaadile;

2) teavet märkega „Isiklik”;

3) anonüümset teavet (v.a juhul, kui see sisaldab olulist teavet, mida asutus peab kontrollima);

4) reklaame ja kutseid.

(4) Teenistuja nimelisele e-posti aadressile saabunud ja sellelt välja saadetud e-kiri ja selle manused tuleb registreerida. Teenistuja ei registreeri e-kirja, kui:

1) e-kiri ei ole seotud teenistuja teenistusülesannete täitmisega ega asutuse tegevusega;

2) tegemist on asutusesisese kirjavahetusega või valla asutuste vahelise mitteformaalse kirjavahetusega.

(5) Teave seostatakse registreerimisel infosüsteemis varasema sama teemat puudutava teabega.

(6) Teabe registreerimisel infosüsteemis on keelatud salvestada faili krüpteeritult.