Põltsamaa Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri Art. 26Tasude arvestus

(1) Palkade, töötasude, lisatasude, toetuste, preemiate jm rahaliste tasude arvestamise (edaspidi palgaarvestuse) alusdokumentideks on asutuse juhi käskkirjad, lepingud, vallavolikogu ja vallavalitsuse õigusaktid ning tööaja arvestuse ja tarifikatsiooni tabelid.

(2) Palgaarvestus sisaldab:

1) töötajatele ja teenistujatele töötasu arvestamist;

2) puhkusetasude arvestamist;

3) ühekordsete väljamaksete (hüvitused töösuhte lõpetamisel jm) arvestamist;

4) töövõtu-, käsundus- või muu võlaõigusliku lepingu alusel töötasude arvestamist;

5) kahjuhüvitiste (tööõnnetuse või kutsehaigusega makstav hüvitis, kohtu poolt väljamõistetud hüvitis või viivis jm) arvestamist;

6) täitedokumentide järgi tehtavaid kinnipidamisi;

7) maksude kinnipidamisi ja arvestamisi;

8) muude vabatahtlike kinnipidamiste tegemist palgast;

9) arvestatud tasude kuukoondite tegemist ning kinnitamiseks esitamist.

(3) Rahaliste tasude arvestamise alusdokumendid (nt lepingud või lepingute lisad) või koonddokumendid alusdokumentide kohta (nt käskkirjad lepingute või nende lisade sõlmimise kohta) esitatakse palgaarvestusega tegelevale raamatupidajale viivitamatult peale alusdokumendi allkirjastamist. Raamatupidaja teeb vastavalt alusdokumendile töötaja isiku ja talle määratud tasu ning muude tingimuste kohta seadistused raamatupidamisprogrammis PMen . Kui alusdokumendile lisaks ei ole vaja tööaja arvestuse tabeleid või tarifikatsioone, siis teeb raamatupidaja palgaarvestuse toimingu ainult alusdokumendi alusel.

(4) Maksu- ja Tolliameti e-keskkonnas peetavasse töötamise registrisse (TÖR) teeb lepingute kohta kanded asutuse juht või tema poolt määratud isik. Lepingu alustamise kanne peab olema tehtud enne seda, kui töötaja tööle asub. Raamatupidajatele antakse töötamise registri kannete vaatamise õigus, lisamis- ning muutmisõigust raamatupidajatele ei anta.

(5) Tööaja arvestuse tabelid esitatakse asutuse juhi või tema poolt määratud personaliarvestusega tegeleva isiku poolt palgaarvestusega tegelevale raamatupidajale hiljemalt kaks tööpäeva enne palgapäeva.

(6) Palgaarvestusega tegelev raamatupidaja saadab ülekandmisele minevate palkade ning tasude nimekirjad (raamatupidamisprogrammis koostatud PDF-vormingus) kinnitamiseks eelarve eest vastutavatele isikutele. Nimetatud isikud peavad tasude kohta esitatud nimekirjad kinnitama vähemalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis (kas e-kirjas kinnitust andes, digiallkirjaga faili kinnitades, paberkandjal allkirjaga või dokumendihaldussüsteemis kinnitust või allkirja andes).

(7) Töötasu makstakse üks kord kuus ülekandega teenistuja või töötaja isiklikule või muule tema poolt kirjaliku avalduse alusel soovitud arvelduskontole. Töötasu arvestamine toimub perioodiliselt kuu esimesest kuupäevast kuu viimase kuupäevani ning töötasu ülekandmine toimub hiljemalt töökorralduse reeglites sätestatud kuupäeval.

(8) Teenistujal või töötajal on õigus saada avanssi kuni poole kuupalga ulatuses kirjaliku avalduse alusel, mille kinnitab vallavanem (hallatavates asutustes asutuse juht).

(9) Puhkusetasu arvestamisel lähtutakse Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud keskmise töötasu maksmise tingimustest ja korrast ning vallavolikogu ja vallavalitsuse õigusaktidest ning asutuste palgajuhenditest. Puhkusetasu arvestamise aluseks on asutuse juhi käskkiri puhkusele lubamise kohta. Puhkusetasu makstakse välja hiljemalt eelviimasel tööpäeval enne puhkusele minemist kui tööandja ja töötaja ei ole leppinud kokku teisiti (töötaja allkirjastatud avaldus tuleb esitada vähemalt 5 tööpäeva enne puhkuse algust palgaarvestusega tegelevale raamatupidajale).

(10) Kasutamata puhkusepäevade ja välja maksmata puhkusetasude kohustis hinnatakse ümber üks kord aastas aruandeaasta lõpu seisuga. Andmed kasutamata puhkusepäevade kohta esitab raamatupidamisele personalitöö eest vastutava isik hiljemalt aruandeaastale järgneva kuu 10. kuupäevaks.

(11) Töövõimetuslehtede vaatamiseks antakse raamatupidajatele e-haigekassa andmebaasi kasutamise õigused, raamatupidaja kontrollib regulaarselt töövõimetuslehtede staatusi e-haigekassa andmebaasis. Raamatupidaja sisestab e-haigekassas lõpetatud staatuses dokumendi kohta isiku töötasu määra. Asutuse juht või tema poolt määratud personaliarvestusega tegelev isik vastutab, et tööajatabelites kajastuvad andmed vastavad töövõimetuslehtede andmetele.

(12) Töötajatele väljastatakse e-kirjaga palgalipik. Palgalipiku edastab palgaarvestusega tegelev raamatupidaja.

(13) Tööjõukulusid ja tööjõuga seotud maksukulusid käsitletakse tööjõukuluna selles asutuses, kus arvestatakse töötasu ja deklareeritakse maksud tasudelt.