Salvestiste töötlemise kord Rae Vallavalitsuses ja Rae Valla Art. 15Koosolekute salvestamise nõuded

(1) Koosoleku salvestamisest peab koosolekul osalejaid teavitama. Salvestada võib nii sidevahendi abil läbiviidavaid koosolekuid kui füüsiliselt toimuvaid koosolekuid.

(2) Koosoleku salvestamisest teavitatakse viisil, et see on salvestiselt hiljem tuvastatav. Kui salvestamine on ette nähtud töörühma või komisjoni moodustamise haldusaktis, ei pea salvestamisest täiendavalt teavitama.

(3) Koosoleku salvestisest peab olema tuvastatav, millal koosolek toimus ning kus. Kui salvestis on osa protokollist, siis võivad need andmed olla kantud protokolli ning eraldi seda teavet salvestises olema ei pea. Koosoleku juhataja võib paluda koosolekul osalejatel end tutvustada ning tutvustab ka ennast.

(4) Koosoleku salvestist säilitatakse kuni 6 kuud Rae Vallavalitsuse serveril, kui töörühma või komisjoni moodustamise haldusaktis ei ole märgitud teistsugust tähtaega. Kui salvestis on osa konkreetsest menetlusest, siis säilitatakse salvestist selle menetluse säilitamistähtaja lõpuni.

(5) Kui koosolek on avalik, siis võivad sellega tutvuda kõik isikud. Muudel puhkudel otsustab koosoleku salvestisest väljavõtte tegemise koosoleku juhataja, järgides käesoleva määruse § 6 nõudeid.

(6) Koosoleku salvestisest võib väljavõtet nõuda koosolekul osalenud isik. Kui koosoleku salvestise väljavõttes on tuvastatavad eraelulised isikuandmed, siis võib väljavõtet koosolekul osalejale väljastada üksnes juhul, kui selleks on andnud nõusoleku isik, kes ja kelle eraelulised isikuandmed on väljavõttelt tuvastatavad.

(7) Väljavõtet ei edastata isikule juhul, kui selle edastamine võib kahjustada menetluse või mõne teise isiku huve.

(8) Väljavõtte koosoleku salvestisest teeb koosoleku juhataja, kaasates vajadusel arendus- ja haldusameti IT-osakonna.

(9) Koosolekuid võib salvestada nii heli- kui videosalvestisena või üksnes heli- või videosalvestisena.