Haljala Vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri Art. 15Ostuarvete elektrooniline käive ja kinnitamine

(1) Tarnijatega sõlmitud lepingute ja operatiivselt tellitavate tööde, teenuste ning kaupade arvete koostamiseks edastatakse tarnijale järgmine informatsioon:

1) arvete saatmiseks asutuse registrikood;

2) ostja ehk arve saaja on vallavalitsus või hallatav asutus, kelle eelarvest antud kulu kaetakse, arve maksjaks on Haljala Vallavalitsus;

3) riigi raamatupidamiskohustuslaselt kaupu või teenuseid soetades on vallavalitsuse tehingupartneri kood 261101;

4) kauba või teenuse tellinud kontaktisiku nimi.

(2) Ostuarved kinnitatakse ja klassifitseeritakse vastavalt raamatupidamiskonto liigendusele e-arvete keskkonnas ja imporditakse pärast lõppkinnitaja kinnitust raamatupidamistarkvarasse.

(3) Ostuarvete menetlemisel ja kinnitamisel juhindutakse alljärgnevatest põhimõtetest:

1) arveid saadab kinnitusringile finantsteenistuse töötaja;

2) hallatava asutuse arved saadetakse kinnitamiseks vastava hallatava asutuse juhile või eelnevale kinnitusele tema poolt kirjalikult määratud isiku(te)le.

(4) Arvete kinnitusringile saatja suunab arve kinnitamisele ja märgib arvele vajalikud tunnused (tegevusala kood, kulu liik, raamatupidamiskonto ja projekti tunnuse). Kinnitaja kontrollib konteeringu õigsust ja kommenteerib vajadusel arve sisu. Kui kulu või tulu on seotud lepinguga, siis tuleb ostuarve juurde märkida ka lepingu number ja/või lepingu registreerimise number dokumendihaldussüsteemis. Seejärel suunatakse arve järgmis(t)ele kinnitaja(te)le vastavalt eelarve tegevuskulude täitmise eest vastutajatele. Kui arve summa ületab 5000 eurot (v.a igakuised püsikulud), tuleb arve kinnitajaks lisada ka finantsjuht ja vallavanem. Lõppkinnitamiseks suunatakse arve kinnitusringi alustajale, kes lisab vajadusel majanduslikku sisu kajastavad puuduolevad tunnused vastavalt kontoplaanile ning vajadusel finantsinfo liigendamiseks vajalikud rahavoo-, allika- ja projektikoodid jms. Täiendavate dokumentide olemasolul lisab kinnitaja need e-arvete keskkonnas oleva arve juurde (nt leping, tööde vastuvõtu akt, koolitusel osalejate nimekiri, toitlustatavate nimekiri jms).

(5) Allkirja või kinnitusega algdokumendil kinnitab eelarve vastutav täitja, et dokument kajastab majandustehingut õigesti; dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele, hinnapakkumustele jms; teenus on kätte saadud või kaup vastu võetud; tehing on seaduspärane ja vajalik; tehing on kooskõlas eelarvega; tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsete tehingute tingimustele ja tehing on kooskõlas riigihangete seadusega; kokkulepete sõlmimisel on lähtutud säästlikkuse printsiibist; eelarve vastutav täitja annab nõusoleku majandustehingu kirjendamiseks raamatupidamisarvestuses ja rahalise ülekande teostamiseks.

(6) Kui ostuarve ei vasta kokkulepitud tingimustele, lükatakse dokument koos selgitusega tagasi.

(7) Kui ostuarve on suunatud kinnitajale, kelle vastutusvaldkonda arve ei kuulu, siis suunab ta arve tagasi kinnitusringi alustajale või suunab arve otse edasi õigele kinnitajale.

(8) Kinnitaja peab ostuarve kinnitama, edasi suunama või tagasi lükkama hiljemalt 3 tööpäeva jooksul peale kinnitusteate saabumist. Kui kinnitaja on puhkusel, töölähetuses või muudel põhjustel töölt eemal, peab ta selleks perioodiks e-arvete keskkonnas asendaja määrama.