Viru-Nigula valla raamatupidamise sise-eeskiri Art. 15Algdokumentide ja rahaliste ülekannete kontrollimine

(1) Raamatupidamise algdokumendile esitatud nõudeid reguleerib RPS § 7.

(2) Kõik kuludokumendid allkirjastab kulu teinud isik, tegevusalade eelarvete eest vastutav isik ja finantsjuht. Projektipõhiseid kuludokumente allkirjastab lisaks projekti eest vastutav isik.

(3) Asutustes on vastutav isik asutuse juht. Kui asutuse juht viibib töölähetuses või temaga on tööleping peatatud, on kulusid tegema volitatud isikuks asutuse juhi poolt määratud isik.

(4) Asutuste eelarvete eest vastutavad isikud kinnitavad ja/või kooskõlastavad, et:

1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele;

3) teenus on kätte saadud või kaup vastu võetud;

4) tehing on seaduspärane ja vajalik;

5) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud säästlikkuse printsiibist;

6) tehing on kooskõlas valla eelarvega;

7) annab nõusoleku majandustehingu kirjendamiseks raamatupidamisarvestuses ja rahalise ülekande vormistamiseks.

(5) Finantsosakonna töötajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja dokumentide ülekande ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamise infosüsteemi:

1) tehingu kooskõla eelarve täitmise jälgimise põhimõtetega;

2) raamatupidamiskontode, kululiigi, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja muude koodide õigsuse;

3) maksetähtpäeva ja tehingu summad;

4) tekkepõhise perioodi;

5) tehingu vastaspoole andmed;

6) arvete korral nende vastavuse käibemaksuseaduse vastavatele sätetele;

7) asjaolu, kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud.

(6) Dokumentide kontrolli nõuded peavad tagama allkirjaõigusliku isiku ja finantsosakonna töötaja isikulahususe.

(7) Rahalisi ülekandeid teostab finantsosakonna töötaja.

(8) Raamatupidamise algdokumendi allkirjaks loetakse (üldeeskirja § 15 lõige 9):

1) paberkandjal dokumendil omakäeline allkiri;

2) digitaalallkiri;

3) dokumendi menetlemiseks ette nähtud infotehnoloogilises süsteemis antud kooskõlastus või kinnitus, kui seda on võimalik elektrooniliselt säilitada ning kui kooskõlastuse või kinnituse andjat ja selle andmise kuupäeva on võimalik dokumendi säilitustähtaja jooksul tuvastada.

(9) Maksete ülekandmise tingimused peavad reeglina andma võimaluse tasuda 14 kuni 30 päeva jooksul pärast kauba, teenuse või muu hüve saamist.