Tallinna hankekord Art. 9Ostumenetluse korraldamine

(1) Käesolevas paragrahvis sätestatud korda rakendatakse riigihangetele, mille eeldatav käibemaksuta maksumus on kuni:

1) 29 999,99 eurot asjade ostmisel ja teenuste tellimisel;

2) 59 999,99 eurot ehitustööde tellimisel;

3) 59 999,99 eurot eriteenuste tellimisel;

4) 59 999,99 eurot kontsessioonilepingu sõlmimisel;

5) 299 999,99 eurot sotsiaalteenuste tellimisel.

(2) Ostumenetluse läbiviimiseks annab linna asutuse juht või tema volitatud isik käskkirja või korralduse, kus määratakse riigihanke eest vastutav isik ja lepingu täitmise eest vastutav isik. Asutuse juht või tema ülesandeid täitev teenistuja või linna asutuse juhi volitatud isik võib käesolevas lõikes nimetatud vastutavad isikud määrata ühe käskkirja või korraldusega üheks eelarveaastaks. Linna asutus võib kehtestada ostumenetlusega seotud vastutavate isikute määramise korra käesolevas lõikes sätestatust teisiti, kehtestades vastava regulatsiooni asutusesiseses korras.

(3) Riigihanke eest vastutav isik peab ostumenetluse läbiviimisel vältima huvide konflikti ja lähtuma riigihangete seaduse §-s 3 sätestatud riigihanke korraldamise üldpõhimõtetest, tegutsedes läbipaistvalt ja kontrollitavalt, koheldes kõiki ostumenetluses osalevaid ettevõtjaid võrdselt, tagades konkurentsi efektiivse ärakasutamise riigihankel ning linna rahaliste vahendite säästliku ja otstarbeka kasutamise. Sotsiaal- ja eriteenuste tellimisel arvestatakse lisaks ka sotsiaal- ja eriteenuste eripäradega.

(4) Riigihanke eest vastutav isik koostab ostumenetluse läbiviimiseks kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis ostumenetluse kutse, kui:

1) ostetavate asjade või tellitavate teenuste või korraldatava ideekonkursi eeldatav käibemaksuta maksumus algab 5000 eurost;

2) tellitavate eriteenuste või sõlmitava teenuste, sh eriteenuste kontsessioonilepingu eeldatav käibemaksuta maksumus algab 20 000 eurost;

3) tellitavate sotsiaalteenuste, sh sõlmitava sotsiaalteenuste või ehitustööde kontsessioonilepingu eeldatav käibemaksuta maksumus algab 20 000 eurost;

4) tellitavate ehitustööde eeldatav käibemaksuta maksumus algab 10 000 eurost.

(5) Linna asutus võib kehtestada asutusesiseses korras ostumenetluse kutse koostamiseks ja võrdlevate pakkumuste küsimiseks madalamad piirmäärad, kui on sätestatud käesoleva paragrahvi lõikes 4.

(6) Riigihanke eest vastutav isik ei pea koostama ostumenetluse kutset, kui asjade, teenuste või ehitustööde maksumus on käesoleva paragrahvi lõikes 4 nimetatud maksumusest väiksem. Sellisel juhul tagab riigihanke eest vastutav isik ostumenetluse läbiviimisel linna asutuse rahaliste vahendite säästliku ja otstarbeka kasutamise ning parima hinna ja kvaliteedi suhtega asja ostmise või teenuse või ehitustöö tellimise. Riigihanke eest vastutaval isikul on keelatud jaotada ostumenetluse tervikmaksumust väiksemateks osadeks eesmärgiga vältida ostumenetluse korraldamist käesolevas paragrahvis sätestatu kohaselt.

(7) Ostumenetluse kutse sisaldab vähemalt järgmist infot:

1) ostumenetluse eseme kirjeldust ja täitmise tähtaega;

1¹) ideekonkursi korral võistlustöö lähteülesannet ja vajadusel projekteerimistingimusi või muid tehnilisi tingimusi;

2) hankekorra § 10 lõike 5 kohast infot asjade, teenuste või ehitustööde vastuvõtmise kohta üleandmise ja vastuvõtmise aktiga;

3) eduka pakkumuse valimise kriteeriume;

4) pakkumuse sisule esitatavaid nõudeid ja pakkumuse esitamise kuupäeva;

5) arve esitamise tingimusi.

(8) Ostumenetluse kutsele lisatakse võimalusel lepingu projekt.

(9) Ostumenetluse kutses ei tohi nimetada kindlat ostuallikat, protsessi, kaubamärki, patenti, tüüpi, päritolu ega tootmisviisi, mis võiks anda mõnele ettevõtjale või tootele eeliseid teiste ees või nende osaluse välistada. See keeld ei kehti juhul, kui see on lepingu esemest tulenevalt vältimatult vajalik põhjusel, et riigihanke eseme tehnilist kirjeldust ei ole võimalik teisiti piisavalt täpselt ja üheselt mõistetavalt kirjeldada. Sellisele viitele lisatakse märge „või sellega samaväärne“.

(10) Linna asutus võib kasutada hankekeskuse väljatöötatud ostumenetluse kutse vormi.

(11) Riigihanke eest vastutav isik edastab ostumenetluse kutse võimalusel vähemalt kolmele ettevõtjale, välja arvatud juhul, kui ostumenetlus viiakse läbi riigihangete registris väikehankena. Enne ostumenetluse kutse edastamist ettevõtjatele kontrollib riigihanke eest vastutav isik ettevõtjate vastavust õigusaktides sätestatud erinõuetele, kui seda eeldab ostumenetluse esemest lähtuv tegevus. Kui ostumenetlus viiakse läbi riigihangete registris väikehankena, lisatakse ostumenetluse kutsesse ostumenetluse esemest lähtuva tegevusega seotud erinõuded.

(12) Ostumenetlusega seotud teabevahetus toimub kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Kui ostumenetlus viiakse läbi riigihangete registris väikehankena, siis vahetatakse teavet riigihangete registri kaudu. Suuline teabevahetus on lubatud üksnes riigihangete seaduse §-s 45 sätestatud juhtudel, sealhulgas läbirääkimiste korral, kui ostumenetluse kutses on läbirääkimised ette nähtud.

(13) Riigihanke eest vastutav isik on kohustatud vastama ettevõtja küsimustele ostumenetluse kutse kohta kolme tööpäeva jooksul küsimuse saamisest arvates. Vastused tuleb samal ajal edastada kõikidele ettevõtjatele, kellele saadeti ostumenetluse kutse, tagades küsimuse esitaja anonüümsuse. Kui ostumenetlus viiakse läbi riigihangete registris väikehankena, vastatakse riigihankest huvitatud ettevõtja küsimustele ainult riigihangete registri kaudu.

(14) Riigihanke eest vastutav isik võib asjade ostmisel või teenuste tellimisel ostumenetluse kutse koostamise asemel võtta pakkumused muude müügikanalite kaudu, kui ostumenetluse eeldatav käibemaksuta maksumus jääb alla 10 000 euro ja tellitavate asjade või teenuste olemusest tulenevalt on võimalik sellisel viisil võrdlevaid pakkumusi võtta. Muude müügikanalite kasutamisel võetakse võrreldavad pakkumused vähemalt kolmelt ettevõtjalt vormis, mis võimaldab kontrollida ostumenetluse vastavust hankekorras kehtestatud nõuetele. Riigihanke eest vastutav isik tagab pakkumuste säilitamise käesoleva paragrahvi lõike 21 kohaselt.

(15) Riigihanke eest vastutav isik koostab ostumenetluse tulemuste kohta õiendi (välja arvatud juhul, kui ostumenetlus korraldatakse käesoleva paragrahvi lõikest 6 lähtudes). Õiend peab sisaldama vähemalt järgmist teavet:

1) loetelu ettevõtjatest, kellele ostumenetluse kutse edastati (välja arvatud juhul, kui ostumenetlus viidi läbi riigihangete registris väikehankena), või müügikanalitest, mida käesoleva paragrahvi lõike 14 kohaldamisel kasutati;

2) riigihangete registris väikehankena läbiviidud ostumenetluse korral riigihanke viitenumber;

3) pakkumuse esitanud pakkujate nimed ja registrikoodid;

4) pakkujate tehnilise ja kutsealase pädevuse või majandusliku ja finantsseisundi, maksuvõla olemasolu või selle puudumise ning õigusaktides sätestatud erinõuetele vastavuse kontrolli tulemused, kui ostumenetluse kutses sisaldusid vastavad nõuded;

5) eduka pakkuja nimi ja eduka pakkumuse valiku kriteerium(id);

6) esitatud pakkumuste võrdlustabel, kus on muu hulgas esile toodud pakkumustele antud väärtuspunktid koos põhjendustega (juhul, kui peale maksumuse hinnati ka kvaliteediga seotud näitajaid), riigihangete registris väikehankena läbi viidud ostumenetluse korral tuleb lisada riigihangete registris koostatud protokoll;

7) vajadusel põhjendus, miks ei küsitud võrdlevaid pakkumusi või miks ei olnud võimalik küsida võrdlevaid pakkumusi vähemalt kolmelt ettevõtjalt. Põhjendust ei pea lisama, kui ostumenetluse kutse edastati vähemalt kolmele ettevõtjale, kuid pakkumuse esitas ainult üks või kaks pakkujat või kui ostumenetlus korraldati riigihangete registris väikehankena.

(16) Õiendile tuleb lisada ostumenetluse kutse ja kirjad, millega ostumenetluse kutse pakkujatele edastati, läbirääkimiste pidamisel läbirääkimisi kajastavad dokumendid, esitatud pakkumused või käesoleva paragrahvi lõike 14 kohaselt võetud ja dokumenteeritud pakkumused. Kui ostumenetlus korraldati riigihangete registris väikehankena, lisatakse õiendile edukas pakkumus, ostumenetluse kutse ja riigihangete registris koostatud protokollilised otsused.

(17) Riigihanke eest vastutav isik esitab õiendi kinnitamiseks linna asutuse juhile või tema volitatud isikule. Õiendi kinnitamisega annab kinnitaja nõusoleku asja ostmiseks või teenuse või ehitustöö tellimiseks. Riigihanke eest vastutav isik võib kasutada hankekeskuse väljatöötatud õiendi vormi.

(18) Ostumenetluse võib läbi viia võrdlevaid pakkumusi küsimata järgmistel juhtudel:

1) kui tegemist on linna asutusest sõltumatute ettenägematute sündmuste tagajärjel tekkinud kiire ostuvajadusega, mille puhul ei ole ajapiirangu tõttu võimalik võrdlevaid pakkumusi küsida, või

2) kui tellimuse saab teha ainult ühelt ettevõtjalt või kui lepingu saab sõlmida ainult ühe ettevõtjaga muu hulgas tehnilistel põhjustel, ainuõiguste, sealhulgas intellektuaalomandi õiguste kaitsega seotud põhjustel, kui puudub mõistlik alternatiiv ja konkurentsi puudumine ei tulene ostumenetluses esitatud tingimuste kunstlikust kitsendamisest, või kunstilistel põhjustel, sealhulgas unikaalse kunstiteose või kunstilise esituse loomisel või omandamisel, või

3) kui asju ostetakse väga lühikese aja jooksul pakutud eriti soodsat võimalust ära kasutades tavalisest turuhinnast palju madalama hinnaga või

4) kui asju ostetakse seoses lavastuse või kontserdikava ettevalmistamise ja läbiviimisega ning hankijaks on etendusasutus või

5) kui ostumenetluse esemeks on arhivaal, teavik, teavikute kasutuslitsents või muuseumikogusse arvatav kultuuriväärtusega asi.

(19) Riigihanke eest vastutav isik teavitab ostumenetluse tulemustest kõiki pakkujaid kolme tööpäeva jooksul õiendi kinnitamisest arvates. Tellimus tehakse või leping sõlmitakse pärast õiendi kinnitamist.

(20) Ostumenetluse tulemusena sõlmitakse leping hankekorra §-s 10 sätestatud korras.

(21) Riigihanke eest vastutav isik tagab ostumenetluse kutse ja ostumenetlusega seotud teabevahetuse ning esitatud pakkumuste, õiendi, lepingu ja muude ostumenetlusega seotud dokumentide säilitamise kas riigihangete registris, dokumendihaldussüsteemis või eArvekeskuses, sealhulgas tagab kuludokumendi nõuetekohase viseerimise. Kui ostumenetluse kutse ja pakkumused säilitatakse dokumendihaldussüsteemis või riigihangete registris, tuleb eArvekeskuses arvele lisada dokumendihaldussüsteemi registreerimisnumber või riigihangete registri viitenumber.