Kose valla raamatupidamise sise-eeskiri Art. 11Algdokumentide ja rahaliste ülekannete kontrollimine

(1) Algdokument on majandustehingu toimumist kinnitav tõend, mille sisu ja vorm peavad vajaduse korral võimaldama kompetentsele ja sõltumatule osapoolele tõendada majandustehingu toimumise asjaolusid ja tõepärasust ning millel peavad olema järgmised rekvisiidid (raamatupidamise seaduse § 7 lõige 1):

1) dokumendi nimetus ja number;

2) koostamise kuupäev;

3) tehingu majanduslik sisu;

4) tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa);

5) tehingu osapoolte nimed koos hallatava asutuse nime äramärkimisega;

6) tehingu osapoolte asu- või elukoha aadressid, juriidilistel isikutele registri kood, käibemaksu kood;

7) majandustehingut kirjendavat raamatupidamiskohuslast esindava isiku allkiri (allkirjad), mis kinnitab (kinnitavad) majandustehingu toimumist;

8) vastava raamatupidamiskirjendi järjekorranumber.

(2) Algdokumentideks on:

1) kassadokumendid (kassa sissetuleku/väljamineku orderid);

2) pangakonto või e-riigikassa väljavõtted;

3) saatelehed;

4) tarnijate arved;

5) klientidele esitatavad nõuetekohased arved;

6) vallavalitsuse korraldused, vallavanema käskkirjad;

7) aktid (vara arvelevõtmine, mahakandmine, inventuurid, lõpetamata ehituste aktid);

8) lepingud;

9) lähetuse-, koolituse-, majandamiskulude aruanded;

10) palgadokumendid;

11) teatised ja õiendid.

(3) Reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamises koostatud raamatupidamisõiend. Raamatupidamisõiendil asendab tehingu osapoolte nimed ja asu- või elukoha aadressid algdokumendi koostaja nimi.

(4) Kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning allkirjastatud kulusid tegema volitatud isiku ja raamatupidamisala töötaja poolt.

(5) Vallavalitsus kinnitab pärast aasta eelarve vastuvõtmist iga-aastaselt tegevusalade, asutuste, üksuste või eelarveridade kaupa volitatud isikud, kes peavad lisaks eelarvest kinnipidamise tagamisele kinnitama algdokumendid oma vastutusalas. Algdokumentidele väärtuses 1 000 eurot ja enam lisab kinnituse vallavanem.

(6) Kui volitatud isik viibib teenistuslähetuses või tema teostamise õigus on peatatud või kui tehingu tegemiseks on kehtestatud toimingupiirang korruptsioonivastases seaduses sätestatud alustel, siis on volitatud isiku pädevuses olevaid kulusid õigus teha vastavat volitatud isikut asendama määratud isikul või vallavanemal.

(7) Volitatud isik vastutab, et

1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele;

3) tehing on seaduspärane ja vajalik;

4) tehing on kooskõlas eelarvega;

5) tehingu kohta dokumendil esitatud andmed on kontrollitud vastavalt dokumentide kontrolli nõuetele ja kinnitatud selleks volitatud isikute poolt;

6) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist;

7) ehituse ja rekonstrueerimisega seotud arvetele ning teenuse osutamise arvetele on lisatud selgitavad dokumendid: tööde teostamise ja/või vastuvõtmise aktid (allkirjastatud teostaja ja vastuvõtja poolt), saatelehed, sõidulehed jm selgitused;

8) kontoritarvete, kingituste, toitlustus ning esindus- ja vastuvõtukuludega seotud arvetele on lisatud põhjendused kulu vajalikkuse kohta;

9) dokumendile on lisatud eelarve tunnused valla eelarveklassifikaatorite liigenduses, olemasolul lisatakse kulude eristamiseks projekti, objekti, subjekti kood.

(8) Raamatupidamisüksuse töötajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja ülekandedokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise raamatupidamisarvestuse infosüsteemi:

1) tehingu kooskõla eelarve täitmise jälgimise põhimõtetega;

2) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja muude arvestusobjektide koodide õigsus;

3) maksetähtpäev ja tehingu summad;

4) tekkepõhine periood;

5) tehingu vastaspoole andmed, sh juhul, kui ostudokumendil on kajastatud käibemaks, kontroll selle kohta, kas hankija on registreeritud käibemaksukohuslane või mitte ja kas arve on vormistatud vastavalt käibemaksuseadusele;

6) kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud;

7) kas ostutehing kontrolliti vastavalt dokumentide kontrolli nõuetele ja kinnitati selleks volitatud isikute (kinnitusring) poolt.

(9) Rahaliste ülekannete tegemisel osalevad kaks isikut. Elektrooniliste ülekannete tegemiseks jaotatakse õigused nii, et üks isik ei saaks ainuisikuliselt ülekannet teostada. Selleks peab ülekannet sisestav isik olema erinev ülekannet aktsepteerivast isikust. Sularaha väljamineku orderi kinnitab lisaks kassa eest vastutavale isikule ka finantsjuht.

(10) Tuludokumendi aktsepteerib üldjuhul majandustehingu kirjendaja.

(11) Maksete ülekandmise tingimused peavad reeglina andma võimaluse tasuda 14 kuni 30 päeva jooksul pärast kauba, teenuse või muu hüve saamist, kuna ülekandjal peab jääma aega alusdokumentide nõuetekohaseks kontrollimiseks ning tulevaste rahavoogude planeerimiseks.

(12) Ettemaksete tasumist võimaluse korral välditakse.

(13) Raamatupidamise algdokumendi allkirjaks loetakse:

1) omakäeline allkiri paberkandjal dokumendid;

2) digitaalallkiri;

3) dokumendi menetlemiseks ette nähtud infotehnoloogilises süsteemis antud kooskõlastus või kinnitus, kui seda on võimalik elektrooniliselt säilitada.