Tori vallavalitsuse raamatupidamise sise-eeskiri Art. 10Algdokumentidele esitatavad nõuded ja kinnitamine

(1) Raamatupidamise algdokument on tõend, mille sisu ja vorm peavad vajaduse korral võimaldama kompetentsele ja sõltumatule osapoolele tõendada majandustehingu toimumise asjaolusid ja tõepärasust.

(2) Kui seaduses või selle alusel antud määruses ei ole sätestatud teisiti, peab algdokument sisaldama majandustehingu kohta vähemalt järgmisi andmed:

1) toimumisaeg;

2) majandusliku sisu kirjeldus;

3) arvnäitajad (kogus, hind, summa);

4) tehingu osapooled.

(3) Algdokumentideks on:

1) kassadokumendid (kassa sissetuleku/väljamineku orderid);

2) sularaha kviitungid;

3) sularaha kogumislehed ja selle juurde kuuluvad lisad;

4) pangakonto väljavõtted;

5) töötasude arvestamise dokumendid (tööajaarvestuse tabelid, käskkirjad, lepingud jm);

6) müügiarved;

7) ostuarved;

8) vallavolikogu otsused;

9) vallavalitsuse korraldused;

10) vallavanema käskkirjad;

11) aktid (vara arvele võtmine ja maha kandmine jne);

12) lepingud;

13) lähetuskulude aruanded;

14) majanduskulude aruanded;

15) projektiaruanded;

16) sotsiaaltoetuste väljamaksulehed;

17) avaliku sektori üksuste poolt saadetud teatised;

18) raamatupidamisõiendid reguleerimiskannete tegemiseks;

19) maksekorraldused.

(4) Ametiasutus kasutab Tori valla asutuste ostuarvete vastuvõtmiseks Omniva e-arvete operaatorit (edaspidi Omniva), mis ühendab endas ostuarvete moodulit, kuluaruannete moodulit ja müügiarvete moodulit.

(5) Ametiasutus ja asutused võtavad hankijatelt vastu e-arveid, mille nõuded on kehtestatud RPS-s.

(6) Kõik väljamakseks suunatud kuludokumendid peavad olema kontrollitud ning need allkirjastatakse kulusid tegema lubatud isiku (edaspidi volitatud isik) ja/või tema poolt määratud ametniku või töötaja poolt.

(7) Ametiasutuses on volitatud isikuks vallavanem või tema poolt määratud vastava tegevusala tegevust korraldav ametnik või töötaja.

(8) Asutuses on volitatud isikuks asutuse juht või tema poolt määratud töötaja.

(9) Ametiasutuses ja asutustes kulusid tegev ametnik või töötaja on kohustatud:

1) enne kulude tegemist hankijale edastama informatsiooni e-arve esitamise kohustusest;

2) andma hankijale vajaliku informatsiooni e-arve esitamisel kauba saaja andmete või kontaktisiku andmete arvele lisamiseks. Eeloleva võimaluse puudumisel peab arve võtja teavitama raamatupidamist arve saabumisest ning andma infot kellelt ja mis otstarbeks on arve tulemas.

(10) Kui volitatud isik viibib teenistuslähetuses või tema teostamise õigus on peatatud või kui tehingu tegemiseks on kehtestatud toimingupiirang korruptsioonivastases seaduses sätestatud alustel, siis on volitatud isiku pädevuses olevaid kulusid õigus teha vastavat volitatud isikut asendama määratud isikul või vallavanemal endal.

(11) Algdokumendi kinnitanud isik vastutab selle eest, et:

1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad tegelikkusele ja eelnevalt sõlmitud kokkulepetele;

3) tehing on õiguspärane;

4) tehing on kooskõlas Tori valla eelarvega;

5) tehingu tingimused vastavad parimale analoogse tehingu tingimustele;

6) dokumendile on märgitud kulu täpsustavad selgitused juhul kui kulu täpsem sisu ei kajastu dokumendis endas;

7) on lisatud eelarve tunnused valla eelarveklassifikaatorite liigenduses;

8) tehingu kohta dokumendil esitatud andmed on kontrollitud vastavalt dokumentide kontrollimise nõuetele ja kinnitatud selleks määratud isikute poolt;

9) dokument jõuaks õigeaegselt vajaliku informatsiooniga finantsosakonda.

(12) Raamatupidamisega tegelevad töötajad tagavad dokumentide kontrollimisel ja ülekande dokumentide ettevalmistamisel järgmiste andmete kontrollimise ja õige sisestamise PMeni-i:

1) tehingu kooskõla eelarve täitmise jälgimise põhimõtetega;

2) raamatupidamiskontode, tehingupartneri, tegevusala, allika, rahavoo ja muude arvestusobjektide koodide õigsuse;

3) tekkepõhise perioodi;

4) tehingu vastaspoole andmed;

5) kontrolli selle üle, kas antud kauba, teenuse või muu hüve eest ei ole juba varem tasutud;

6) kas algdokument vastab nõuetele ja kinnitati selleks volitatud isiku(te) poolt.

(13) Dokumentide kontrollimise nõuded peavad tagama volitatud (allkirjaõigusliku) isiku ja raamatupidamisega tegeleva ametniku või töötaja lahususe. Iga algdokument peab olema allkirjastatud nii volitatud isiku kui ka raamatupidamisega tegeleva ametniku või töötaja poolt.

(14) Raamatupidamise algdokumendi allkirjaks loetakse (juhendi § 15 lõige 9):

1) paberkandjal dokumendil omakäeline allkiri;

2) digitaalallkiri;

3) dokumendi menetlemiseks ette nähtud infotehnoloogilises süsteemis antud kooskõlastus või kinnitus, kui seda on võimalik elektrooniliselt säilitada ning kui kooskõlastuse või kinnituse andjat ja selle andmise kuupäeva on võimalik dokumendi säilitustähtaja jooksul tuvastada.

(15) Maksete ülekandmise tingimused peavad reeglina andma võimaluse tasuda 14 kuni 30 päeva jooksul peale kauba, teenuse või muu hüve saamist.

(16) Ettemaksude teostamist võimaluse korral välditakse.

(17) Tuludokumendi aktsepteerib üldjuhul tulu saava asutuse majandustehingu kirjendaja, sularahaga seotud tuludokumendi aktsepteerib sularahaga tegelev raamatupidaja.

(18) Müügiarve esitamiseks vajalikud andmed esitatakse vastava asutuse raamatupidamist korraldavale raamatupidajale. Arve esitamiseks on vajalik edastada alljärgnev info:

1) arve saaja nimi ja registri-/isikukood;

2) teenuse sisu ja arvnäitajad;

3) arve saaja e-maili või postiaadress;

4) viide dokumendile, mille alusel arve esitatakse.