Kohtla-Järve linna raamatupidamise ja finantsarvestuse sise- Art. 15Algdokumentide aktsepteerimise õigused ja aktsepteerimise viisid

(1) Algdokumentide aktsepteerimise õigused on kulujuhtidel. Kulujuhid võivad enne omapoolset algdokumentide aktsepteerimist määrata eelnevaid aktsepteerijaid, või suunates ise kuludokumendi raamatupidamise töötajale.

(2) Vastavalt üldeeskirja § 15 lõikele 5 peavad dokumentide kontrollimise nõuded tagama kulujuhi (allkirjaõigusliku) isiku ja raamatupidamisega tegeleva teenistuja lahususe. Iga algdokument peab olema kinnitatud nii kulujuhi kui ka raamatupidamisega tegeleva teenistuja poolt.

(3) Kulujuht oma allkirjaga kinnitab, et:

1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud kokkulepetele/lepingutele;

3) tehing on seaduspärane ja vajalik;

4) tehing on kooskõlas eelarvega;

5) tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsete tehingute tingimustele;

6) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist;

7) dokument jõuaks raamatupidamisse õigeaegselt ja sellele oleks märgitud selgitused, millist liiki kuluga on tegemist, lisades kinnitamisel kuluartikli ja tegevusala, vajadusel projekti koodi ning lepingu numbri.

(4) Ostuarvete ja aktide, saatelehtede, lepingute ja teiste kuludokumentide alusel tehtavad väljaminekud aktsepteeritakse nimetatud kuludokumentidel. Ostuarvetel olev käibemaksu kulu aktsepteeritakse kuludokumendil “vaikimisi”. Kui algdokumendilt ei ole võimalik aru saada kulu sisu, peab vastutav isik lisama kirjaliku selgituse, millise kuluga tegemist on ja missuguse lepingu alusel tehing on tehtud.

(5) Töötasu ja sellega kaasnevad maksukulud aktsepteeritakse töötaja töölevõtmisel ja/või täiendavate tasude määramisel. Erisoodustuse kulud aktsepteeritakse kuludokumendil, sh aktsepteeritakse erisoodustuse maksukulud „vaikimisi” (maksukulud arvestatakse raamatupidamises). Amortisatsioonikulu aktsepteeritakse põhivaraobjektile amortisatsiooninormi määramisel.

(6) Finantseerimistehingutest tulenevad finantskulud aktsepteeritakse lepingute sõlmimisel või linna õigusakti vastuvõtmisel. Kui nimetatud haldusaktidest ei nähtu kulude liigendus linna eelarve tunnuste lõikes, aktsepteeritakse makse aluseks olevad dokumendid täiendavalt.

(7) Metoodilistest nõuetest tulenevate tehingute (kulud nõuete ebatõenäoliseks laekuvaks hindamise tagajärjel vm) kirjendamisel määrab ja kinnitab kõik kulude aktsepteerimisel nõutavad tunnused raamatupidamisõiendi koostanud isik oma allkirjaga.

(8) Algdokumendid aktsepteeritakse vahetult peale majandustehingu toimumist või esimesel võimalusel peale majandustehingu toimumist. Möödunud aruandeperioodi kohta saab aktsepteeritud algdokumente raamatupidamisele kirjendite koostamiseks edastada kuni järgmise kuu 15. kuupäevani. Kui 15. kuupäev langeb puhkepäevale, loetakse lõpptähtpäevaks puhkepäevale järgnev tööpäev.

(9) Rahaliste ülekannete tegemisel osaleb kaks isikut. Linnakassa väljamineku orderi kinnitab raamatupidaja. Erandjuhtudel, raamatupidaja haiguslehel või puhkusel viibimise ajal, teda asendav isik.

(10) Õigusaktist tulenevad kulud (toetuste andmine, hüvitised) loetakse aktsepteerituks asjaomase otsuse vastuvõtmisel.