Saue valla asutuste ühtne dokumendihalduskord Art. 6Asjaajamise korraldamine asutuses

(1) Asutuse asjaajamise korraldamisel ning dokumendihalduskorra ja dokumentide liigitusskeemi kehtestamisel juhindutakse Vabariigi Valitsuse 25. mai 2017 määrusest nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“ ja 22. detsembri 2011 määrusest nr 181 „Arhiivieeskiri“, asutuse tegevust reguleerivatest õigusaktidest ja dokumendihalduse standarditest, arvestades käesolevas määruses sätestatud erisusi.

(2) Asutuse juht kehtestab asutuse dokumendihalduskorra, milles sätestatakse:

1) asutuse asjaajamisperiood või -perioodid;

2) asutuse teabevahetuse ja dokumendiringluse kirjeldus või skeemid;

3) paberplankide ja elektrooniliste vormide kasutamine;

4) asutuse pitsatite hoidmine, kasutamine ja hävitamine;

5) registreeritava teabe liigid ning registreerimine;

6) teabe esitamine läbivaatamiseks ja ülesande andmiseks;

7) asutusesisene teabe kooskõlastamine;

8) asutusesisene teabe teatavakstegemine;

9) dokumentide allkirjastamine ja ametliku kinnitusmärke tegemine ning vastava õigusega ametikohtade loetelu;

10) teabe avalikustamine, sellele juurdepääsu tagamine ja juurdepääsupiirangute kehtestamine;

11) vastust või lahendamist vajavate, teabest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise kontroll;

12) teabe säilitamine ja hävitamine;

13) asjaajamise üleandmine;

14) muud toimingud tulenevalt asutuse ülesannetest.

(3) Asutuse asjaajamisperioodiks võib olla kalendriaasta (1. jaanuar kuni 31. detsember), õppeaasta (1. september kuni 31. august), majandusaasta või muu periood lähtuvalt asutusele seadusega pandud ülesannetest. Töörühmade, komisjonide ja teiste kindla ülesandega üksuste asjaajamisperioodiks võib olla kogu nende tegevusperiood.

(4) Asutuse asjaajamiskorras või muus sisemist töökorraldust reguleerivas aktis määratakse kindlaks struktuuriüksused või teenistujad, kes:

1) vastutavad asjaajamisprotseduuride väljatöötamise ja ajakohastamise eest ning koordineerivad asjaajamist;

2) tagavad teabe registreerimise, teabevahetuse ja dokumendiringluse korraldamise;

3) korraldavad kontrolli teabest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade tähtaegse lahendamise üle;

4) korraldavad arhivaalide hoidmise, korrastamise ja avalikku arhiivi üleandmise.

(5) Asutus töötab oma teabe liigitamiseks välja selle funktsioonide, struktuuri ja tööprotsesside ning nendega seotud toimingute analüüsil põhineva liigitusskeemi. Arhiivimoodustaja (asutus, kelle tegevuse käigus tekib arhivaale) kooskõlastab liigitusskeemi Vabariigi Valitsuse 22. detsembri 2011 määruse nr 181 „Arhiivieeskiri” §-s 8 sätestatud korras Rahvusarhiiviga. Asutus, kelle tegevuse käigus ei teki arhivaale, kooskõlastab liigitusskeemi vallakantseleiga.

(6) Asutus avalikustab asjaajamises kasutatava ametliku postiaadressi, üldtelefoninumbri ja e-posti aadressi asutuse veebilehel ja kirjaplangil.