Kohtla-Järve Linnavalitsuse põhimäärus Art. 6Linnakantselei ülesanded asjaajamise valdkonnas

Asjaajamise valdkonna ülesanded on:

1) Kohtla-Järve Linnavalitsuse hallatavate asutuste (edaspidi hallatav asutus ) asjaajamise aluste ja muude juhenddokumentide väljatöötamisel nõustamine;

2) kvaliteedijuhtimise tehnikate, asjaajamistoimingute ja dokumendiringluse standardite juhtimine ning elektroonilise dokumendihalduse protsesside juurutamine asjaajamises;

3) asjaajamises tekkivate dokumentide haldamiseks vajalike infosüsteemide pidamise ja arendamise korraldamine, dokumendihalduse infosüsteemide lepingute haldamine, arendustööde lähteülesannete koostamine, tellimine, testimine ja juurutamine;

4) asjaajamise kvaliteedi analüüsimine ja hindamine, kvaliteeditaseme tõstmise ettepanekute tegemine, kvaliteedi parandamiseks vajalike arendusprojektide algatamine ja nendes osalemine;

5) dokumendiregistri administreerimine ja arendamine;

6) ametiasutusele saabuvate ja väljasaadetavate dokumentide registreerimine, linnapeale resolutsiooni andmiseks esitamine ning lähtuvalt linnapea suunamismärkele vastavatele teenistujatele edastamine;

7) saabunud pöördumiste, avalduste ja taotluste arvestuse pidamine, nende lahendamiskäigu ja tähtajale vastamise jälgimine ning tähtaja ületamisel viivitamata sellest linnasekretärile teatamine;

8) ametiasutuse poolt sõlmitud lepingute registreerimine ja säilitamine;

9) väljasaadetavate dokumentide vormistamine;

10) valitsuse istungite tehniline teenindamine, valitsuse istungi ettevalmistamine ja protokollimine;

11) valitsuse poolt vastuvõetud õigusaktide vormistamine, õigusaktide ärakirjade/väljavõtete edastamine teenistujatele või asjaosalistele;

12) õigusaktide avalikustamine dokumendiregistri kaudu linna veebilehel;

13) valitsuse määruste vormistamine programmi VexPro abil ja nende esitamine Riigi Teatajasse avalikustamiseks.