Setomaa valla raamatupidamise sise-eeskiri Art. 10Algdokumentide säilitamine

(1) Algdokumente säilitatakse reeglina elektrooniliselt. Dokumendihaldussüsteemis Amphora kinnitatakse ja säilitatakse lepinguid, korraldusi, sõidupäevikuid jms. Arveid säilitatakse e-arvekeskuse süsteemis.

(2) E-arvekeskuses olevate elektrooniliste müügiarvete ja ostuarvete 7-aasta pikkuse säilitamise eest vastutab operaatorfirma.

(3) Suur osa raamatupidamisdokumentides olevast infost salvestub paralleelselt ka raamatupidamisprogrammi. Kogu raamatupidamisprogrammi andmebaasist tehakse serveri kaudu varukoopiaid. Varukoopiate tegemise eest vastutab Telia Eesti AS.

(4) Elektrooniliste raamatupidamisregistrite loetavus peab olema tagatud kogu säilitusaja jooksul.

(5) Paberkandjal säilitatakse need raamatupidamise algdokumendid, mis on koostatud paberkandjal (sh kassaorderid) või mille säilitamise vajadus tuleneb sihtfinantseerimise andja nõuetest.

(6) Raamatupidamistarkvaras oleva informatsiooni säilitamiseks tehakse programmist igas kuus järgmised väljatrükid:

1) pearaamatu koond;

2) kassaraamat;

3) arvelduste koond;

4) palgalehed; Aasta lõpu seisuga tehakse järgmised väljatrükid:

5) põhivarade nimekiri;

6) bilansiväliste varade nimekiri;

7) pearaamatu koond;

8) puhkusereservi arvestused;

9) arvelduste kanded, mida pole igas kuus välja trükitud.

(7) Majandustehingute aluseks olevaid lepinguid, tellimuskirju jt majandustehingute sisu mõistmiseks vajalikke dokumente säilitatakse tehinguid teostanud hallatavas asutuses või vallavalitsuse kantseleis vastavalt neid valdkondi käsitlevate õigusaktide nõuetele.

(8) Raamatupidamisedokumentide säilitustähtajad on järgmised:

1) Raamatupidamise aastaaruannet ja finantsmajandusliku tegevuse kontrollakte ning muid raamatupidamisdokumente säilitatakse seitse aastat, alates vastava majandusaasta lõpust.

2) Programmiperioodi 2007-2013 struktuuritoetuste vahenditest finantseeritud projektide dokumente säilitatakse kuni 31.12.2025.

3) Muude projektide dokumente säilitatakse vastavalt rahastatava institutsiooni nõuetele.

(9) Raamatupidamisdokumente hoitakse finantsosakonnas üldjuhul kuni kaks aastat. Seejärel antakse dokumendid ametiasutuse arhiivi, kus neid säilitatakse vastavalt dokumentidele kehtestatud säilitusajale.