Ruhnu valla põhimäärus Art. 18Volikogu istungi läbiviimine elektroonilise kirjavahetusena

(1) Erakorralise vajaduse ilmnemisel üksikküsimuse aruteluks, teiste võimaluste puudumisel, võib volikogu esimees välja kuulutada volikogu istungi toimumise elektroonilise kirjavahetusena. Kui vähemalt 1/3 volikogu liikmetest on elektroonilise kirjavahetusena toimuva istungi vastu, siis istungit sellisel viisil ei korraldata.

(2) Elektroonilise kirjavahetusena peetava istungi (edaspidi istung e-maili teel) kutses annab volikogu esimees teada lisaks tavapärasele informatsioonile e-maili teel istungi pidamise vajaduse põhjenduse ning istungi etapiviisilise ajaraamistiku.

(3) E-maili teel peetav istung koosneb kolmest etapist:

1) esimene etapp koosneb istungi alustamise teatest ja päevakorrapunkti ettekandest. Istungi alustamise teate väljastab istungi juhataja. Istungi alustamise teatele lisatakse ka päevakorrapunktis ettekandja sõnavõtu tekst, juhul, kui seda juba ei ole lisatud istungi kutses saadetud materjalidele;

2) teine etapp koosneb küsimustest, vastusest, sõnavõttudest ja muudatusettepanekute esitamisest. Istungi juhataja alustab istungi teist etappi peale esimese etapi läbimiseks ettenähtud aja möödumist. Teise etapi jooksul esitavad istungil osalevad volikogu liikmed oma küsimused ettekandjale, oma seisukohad sõnavõttudena ning muudatusettepanekud. Vastaja on kohustatud vastama küsimusele vähemalt kolme tunni jooksul peale küsimuse esitamist. Küsimust ja muudatusettepanekut ei saa esitada hiljem, kui kolm tundi enne etapi lõppu;

3) kolmanda etapi jooksul korraldab istungi juhataja hääletamise. Istungil osalev volikogu liige annab teada oma hääletustulemuse „poolt“, ,, vastu“ või „erapooletu“. Kõigepealt hääletatakse muudatusettepanekuid. Muudatusettepanekut ei hääletata, juhul kui ettepaneku suhtes on konsensus või hääletamist ei nõua eelnõu esitaja või muudatusettepaneku esitaja. Peale toetust leidnud muudatusettepanekute eelnõusse sisse kandmist paneb istungi juhataja hääletusele eelnõu lõppversiooni.

(4) Eelnõud, mille menetlemisel on nõutud kaks lugemist menetletakse kahe istungina.

(5) Esimese etapi pikkus ei tohi olla lühem kui 6 tundi. Teise etapi pikkus ei tohi olla lühem kui 12 tundi. Esimese ja teise etapi pikkuse arvestusse ei loeta öötunde 23.00 – 08.00. Kolmanda etapi pikkus ei tohi olla lühem kui 24 tundi.

(6) Volikogu liikmete e-maili teel peetava istungi kirjavahetuses osalemise põhjal koostatakse osalejate registreerimisleht ja istungi protokoll, mille allkirjastavad istungi juhataja ja protokollija. Protokoll peab sisaldama istungi toimumise ajavahemikku, päevakorda, osalejaid, istungi käigus peetud elektroonilise kirjavahetuse sisulist osa, hääletuse kokkuvõtet ja tulemust.

(7) E-maili teel peetava istungi kirjavahetus avalikustatakse valla koduleheküljel vähemalt järgmise tööpäeva jooksul peale etapi lõppemist.

(8) Põhjendatud kahtluse korral hääletusel osalenud volikogu liikme või liikmete identiteedi osas võib korraldada peale volikogu istungi lõppenuks kuulutamist volikogu liikmete hääletustulemuse digitaalse allkirjastamise kõigi volikogu liikmete poolt. Sellisel juhul loetakse kehtivaks selle volikogu liikme hääl, kes on digitaalse allkirjaga oma hääletuse kinnitanud.