Kihnu valla raamatupidamise sise-eeskirja kinnitamine Art. 10Algdokumentidele esitatavad nõuded ja kinnitamine

(1) Algdokument on majandustehingu toimumist kinnitav tõend, mis vastab RPS § 7 ja käibemaksuseaduse §-s 37 sätestatud nõuetele;

(2) Algdokumentideks on:

1) kassadokumendid (kassa sissetuleku/väljamineku orderid);

2) sularaha kviitungid;

3) pangakonto väljavõtted;

4) töötasude arvestamise dokumendid (tööajaarvestuse tabelid, käskkirjad, lepingud jm);

5) müügiarved;

6) ostuarved;

7) vallavolikogu otsused;

8) vallavalitsuse korraldused;

9) vallavanema käskkirjad;

10) aktid (vara arvele võtmine ja maha kandmine jne);

11) lepingud;

12) lähetuskulude aruanded;

13) majanduskulude aruanded;

14) sotsiaaltoetuste väljamaksulehed;

15) raamatupidamisõiendid reguleerimiskannete tegemiseks.

(3) Raamatupidamise algdokumendi allkirjaks loetakse:

1) omakäeline allkiri paberkandjal dokumendil;

2) digiallkiri;

3) dokumendi menetlemisel infotehnoloogilises süsteemis antud kooskõlastus või kinnitus, kui seda on võimalik elektroonselt säilitada ning kui kooskõlastuse või kinnituse andjat ja selle andmise kuupäeva on võilmalik dokumendi säilitustähtaja jooksul tuvastada.

(4) Reguleerimiskannete algdokumendiks on raamatupidamises koostatud raamatupidamisõiend. Raamatupidamisõiendil asendab tehingu osapoolte nimed ja asu- või elukoha aadressid algdokumendi koostaja nimi.

(5) Kõik kuludokumendid peavad olema kontrollitud raamatupidaja ja asutuse juhi või tema poolt volitatud isiku poolt. Kuludokumendid allkirjastab asutuse juht või tema poolt volitatud isik. Dokumentide kontrolli nõuded peavad tagama dokumendi allkirjastaja ja raamatupidamise üksuse töötaja isiku lahususe.

(6) Dokumendi allkirjastaja vastutab, et:

1) dokument kajastab majandustehingut õigesti;

2) dokumendil kajastatud kogused, hinnad ja muud tingimused vastavad eelnevalt sõlmitud lepingutele;

3) tehing on seaduspärane ja vajalik;

4) tehing on kooskõlas eelarvega;

5) tehingu tingimused vastavad parimatele analoogsetele tehingute tingimustele;

6) kokkulepete sõlmimisel on lähtutud kokkuhoidlikkuse printsiibist;

7) dokument jõuaks raamatupidamisse õigeaegselt ja sellele oleks märgitud selgitused, milleks kulu tehti, kui see ei kajastu dokumendi sisus.

(7) Dokumendi allkirjastaja kinnitus vormistatakse algdokumendile kulu liigi ja tegevusala koodi, vajadusel projekti ning lepingu numbri väljakirjutamise ning allkirjaga, mille juurde lisatakse paberkandjal oleva arve korral allkirjastamise kuupäev. Kui algdokumendi pealt ei ole võimalik aru saada kulu sisu, peab allkirjastaja lahti kirjutama, millise kuluga tegemist on.

(8) Maksete ülekandmise tingimused peavad reeglina andma võimaluse tasuda 14 kuni 30 päeva jooksul pärast kauba, teenuse või muu hüve saamist, kuna raamatupidajal peab jääma aega algdokumentide nõuetekohaseks kontrollimiseks. Ettemaksete tasumist võimaluse korral välditakse.