Viimsi valla dokumendihaldussüsteemi registri asutamine ja r Art. 8Registrisse kantavad andmed

(1) Registrisse kantakse saabunud dokumendi kohta järgmised andmed:

1) saatja nimi;

2) dokumendi registreerimise number, kuupäev;

3) saatja kontaktandmed (postiaadress, e-posti aadress, telefon jmt);

4) dokumendi liik (avaldus, taotlus, märgukiri, teabenõue, kiri vms);

5) pealkiri;

6) dokumendi lisad;

7) dokumendi saabumise viis (DHX, e-posti või posti teel, veebilehe kaudu, kulleriga või anti isiklikult üle);

8) saatja märgitud kuupäev ja number;

9) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg ja kehtestaja, alus, tähtaeg jms);

10) dokumendi muutmis- ja lugemisõigused;

11) sarja tähis;

12) isiku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks;

13) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

(2) Registrisse kantakse koostatud dokumendi kohta järgmised andmed:

1) koostaja nimi ja ametinimetus;

2) allkirjastaja nimi ja ametinimetus;

3) saaja nimi ja kontaktandmed (e-posti aadress, postiaadress, telefon jmt);

4) registreerimisnumber ja kuupäev;

5) sarja tähis;

6) dokumendi koostamise, kooskõlastamise, allkirjastamise ja edastamise kuupäev;

7) pealkiri;

8) dokumendi liik (kiri, teatis, koosoleku protokoll, e-post jne);

9) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg ja kehtestaja, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine ja muud olulised andmed);

10) dokumendi muutmis- ja lugemisõigused;

11) dokumendi lisad;

12) edastamise viis (DHX, e-posti teel, posti teel, tähitud kirjaga jne);

13) muud andmed, mis on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.

(3) Registrisse kantakse õigus- ja haldusakti ja selle eelnõu kohta järgmised andmed:

1) akti väljaandja;

2) akti liik;

3) pealkiri;

4) number, kuupäev;

5) allkirjastaja nimi, allkirjastamise aeg;

6) jõustumise kuupäev (v.a juhul kui jõustumine on seotud teatavakstegemise või avaldamisega);

7) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg ja kehtestaja, alus, tähtaeg jms);

8) akti muutmis- ja lugemisõigused;

9) staatus (kehtiv, kehtetu);

10) seosed (andmed akti muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta);

11) eelnõu puhul kuupäev, koostaja nimi, kooskõlastajad, menetluse käik, ettekandja, sari, teavitatavad, staatus, juurdepääsupiirangud, muutmis- ja lugemisõigused.

(4) Registrisse kantakse toimunud istungite/koosolekute protokollide kohta järgmised andmed:

1) pidaja nimetus;

2) toimumise alguse ja lõpu kellaaeg, kuupäev, koht/viis;

3) pealkiri;

4) juhataja;

5) protokollija;

6) osavõtjad;

7) puudujad;

8) kutsutud ja külalised (vajadusel);

9) protokolli number, allkirjastaja(d), adressaadid, muutmis- ja lugemisõigused;

10) protokolli juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg ja kehtestaja, alus, tähtaeg jms);

11) protokoll.

(5) Registrisse kantakse sõlmitud lepingu kohta järgmised andmed:

1) lepingupoolte nimed ja registrikoodid või isikukoodid, kontaktandmed;

2) vastutav isik;

3) täitmise kontrollija nimi;

4) lepingu number;

5) lepingu pealkiri;

6) allkirjastamise kuupäev;

7) allkirjastaja;

8) lepingu objekt/teema;

9) kehtivuse algus ja lõpp;

10) sarja tähis;

11) juurdepääsupiirangud (kehtestamise aeg ja kehtestaja, alus, tähtaeg jms);

12) muutmis- ja lugemisõigused.